I enlighet med sina värderingar och uppförandekod är Pernod Ricard-koncernen kompromisslös i sin integritet och åtar sig att bedriva sin verksamhet i strikt överensstämmelse med gällande lagar och höga etiska standarder. Visselblåsningsprogrammet som beskrivs nedan är tillgängligt för alla anställda och tillfälligt anställda hos Pernod Ricard.
Pernod Ricard uppmuntrar dig därför att berätta om alla metoder eller situationer som du anser strider mot eller är oförenliga med vår uppförandekod, policyer, standarder eller lagen genom att använda den kanal du är mest bekväm med.
Detta kan vara din chef, någon på juristavdelningen eller personalavdelningen i första hand, särskilt när det gäller frågor relaterade till lokala arbetsförhållanden som konflikter med kollegor och chefer eller disciplinära sanktioner.
Som ett alternativ till intern process har Pernod Ricard Group implementerat en etikanmälningsgslinje som drivs av ett oberoende företag (NAVEX). Speak Up är tillgängligt dygnet runt, alla dagar i veckan, och tar emot samtal på de flesta språk. Det syftar till att låta Pernod Ricards anställda och tillfälligt anställda rapportera allvarliga eller känsliga situationer där de har personlig kunskap om fakta, samtidigt som de ser till att deras problem hanteras på ett lämpligt och förtroendefullt sätt.
Varje misstanke avseende vårt affärsmässiga uppförande, efterlevnad och etikfrågor eller överträdelser eller misstänkt brott mot vår uppförandekod, juridiska, redovisnings- eller lagkrav, policyer och standarder kan rapporteras via Speak Up.
Alla rapporter måste göras i god tro och inte avegenintresse.
"God tro" innebär att du trodde att informationen var fullständig, ärlig och korrekt vid den tidpunkt du gav den, även om det senare visade sig vara ett fel. Om du förstår att du har gjort ett misstag ska du omedelbart dela den informationen med samma kanal.
"Frånvaro av egenintresse" innebär att du inte ska förvänta dig någon form av belöning för att ha rapporterat om ditt bekymmer.
Oavsett vilken rapporteringskanal som används kommer Pernod Ricard att vidta nödvändiga åtgärder för att bevara konfidentialiteten avseende din identitet, identiteten på de personer som omfattas av anmälan och informationen i anmälan. Endast de personer som är ansvariga för att samla in, behandla och undersöka anmälan har tillgång till denna information. Dessa personer är bundna av sekretessplikt.
Speak Up lagras på NAVEXs säkra servrar och ingår inte i Pernod Ricards webbplats eller intranät. NAVEX spårar inte telefonsamtal, använder inte funktioner som nummerpresentatör och länkar inte din IP-adress om du rapporterar online.
Din identitet kan inte utlämnas utan ditt föregående samtycke. Om sekretessen som skyddar din identitet gör det omöjligt att behandla rapporten kommer du att informeras.
Element som sannolikt kan identifiera den person som är inblandad i en anmälan får endast utlämnas om anmälan är välgrundad.
Den sekretess som beskrivs ovan gäller inte gentemot rättsväsendet.
Vi uppmanar starkt att visselblåsare identifierar sig. Du kan dock vara anonym i länder där det är tillåtet enligt lag och förutsatt att allvarlighetsgraden i dessa fakta är klarlagd och dessa fakta är tillräckligt detaljerade. Anonymitet gör det svårare att utreda och agera på ett rapporterat problem, och att tillhandahålla din kontaktinformation kan hjälpa en utredning. Om anonymitet gör det omöjligt att behandla din rapport eller om du befinner dig i ett land som begränsar anonyma rapporter kommer du att informeras.
Även om anklagelser om förtal eller i ond tro kan ge upphov till sanktioner, har Pernod Ricard nolltolerans avseende vedergällning mot alla som har rapporterat en misstanke eller bidragit till en utredning i god tro.
Vedergällning kan ta sig många former. Direkt vedergällning inkluderar orättvisa disciplinära förfaranden (inklusive varning, degradering eller uppsägning), direkt hot, trakasserier, orättvis behandling eller diskriminering, obefogad negativ bedömning av prestation, byte till ett oönskat jobb, förlorade förmåner eller utbildningstillfällen. Indirekt vedergällning kan också kännetecknas av isolering från teamet, utestängning från möten eller diskussioner som är viktiga för framsteg eller prestationer, kränkande särbehandling eller utestängning från marknadsföring eller nya möjligheter.
Varje form av vedergällning kommer att behandlas på allvar och kan leda till disciplinära sanktioner. Om du bevittnar eller är föremål för vedergällning ska du rapportera det till relevant person på den juridiska avdelningen, din HR-chef, din regelefterlevnadsansvarig eller till Speak Up och ge så mycket information som möjligt.
Via Speak Up erbjuder Pernod Ricard möjligheten att rapportera via telefon via ett särskilt nummer som är specifikt för ditt land, eller genom att upprätta en online-rapport. Båda alternativen är tillgängliga på: www.pernodricardspeakup.ethicspoint.com. Tveka inte att fråga direktansvarig eller den juridiska avdelningen om du behöver hjälp.
Oavsett vilken kommunikationskanal som används måste du under alla omständigheter tillhandahålla all information och dokument till ditt förfogande (oavsett form och natur) för att stödja din anmälan. Vi uppmuntrar dig också att dela all information som gör att vi kan kommunicera med dig.
Om du ringer Speak Up hör du ett inspelat meddelande på engelska, men du kan även välja att höra det på ditt lokala språk (om tillämpligt). Operatören kommer då att prata med dig på det valda språket, men tolkar kan ordnas vid behov. Var medveten om att det kan ske en fördröjning när du väntar på en tolk för mindre utbredda språk.
Operatören kommer att fråga dig vilket företag du ringer om. De kommer att läsa upp en kort sekretesspolicy för dig om hur informationen du ger kommer att användas. Du måste muntligt godkänna denna för att kunna fortsätta.
Du kommer sedan att få en serie standardfrågor som hjälper oss att förstå den exakta typen av misstanke eller problem du rapporterar. Ju mer information du ger, desto lättare är det för oss att undersöka ärendet.
Online-rapportering finns tillgängligt på många språk. Du kommer att hänvisas till ett onlineformulär för att ge information om dina misstankar. Frågorna på formuläret är desamma som de frågor som operatören ställer för telefonvarningar.
När du har kommunicerat dina misstankar via telefon eller online får du en nyckel och ett lösenord som kan användas för att följa utvecklingen avseende din rapport. Du kan använda nyckeln för att spåra ditt ärende, lägga till mer information och svara på alla utredarens frågor. Du kommer att meddelas att din anmälan har mottagits och kommer att få en uppskattning av den tid som krävs för att ge dig ett preliminärt svar om huruvida anmälan kan tas upp. Du kommer sedan att informeras regelbundet om de åtgärder som vidtagits avseende din rapport via Speak Up.
Din rapport kommer att tas emot av en kommitté som består av företrädare för Pernod Ricard SA från funtionerna Legal, Internal Audit, HR och CSR ("Integritetskommittén").
Integritetskommittén kommer att granska din rapport, bedöma dess allvar och trovärdighet och avgöra vilka åtgärder som ska vidtas. Undersökningar kan anförtros lämpliga personer på regional nivå eller dotterbolagsnivå. Integritetskommittén eller utredarna kan också söka tjänster från externa revisorer, utredare och/eller juridiska rådgivare för att hjälpa denne i sin utredning och i analysen av efterföljande resultat. Resultaten av utredningen kommer att vidarebefordras till Integritetskommittén, som kommer att validera utredarnas föreslagna resultat.
Alla rapporter kommer att hanteras rättvist och i enlighet med tillämplig lokal lagstiftning. Svaranden informeras om anklagelsens karaktär inom ramen för de sekretesskyldigheter som beskrivs ovan. Informationen kanske inte tillhandahålls omedelbart om det visar sig vara nödvändigt att, till exempel, verifiera fakta, bevara bevis eller informera relevanta myndigheter.
Under en utredning efter en rapport ska alla parter samarbeta fullt ut och utan dröjsmål tillhandahålla all information och handlingar.
Varje person som har gjort en rapport, eller är föremål för en rapport, kommer att informeras om resultatet av processen, i den utsträckning detta är både lämpligt och att information kan kommuniceras utan att bryta mot lagen eller andra sekretessskyldigheter.
Om det vid slutet av verifieringsåtgärderna inte görs några åtgärder för anmälningen kommer ärendet att stängas. Om det är nödvändigt kommer Pernod Ricard att förstöra informationen relaterad till varningen i fråga inom två (2) månader efter en sådan stängning, eller annan tillämplig varaktighetsperiod. Den eller de personer som har utfärdat anmälan och den eller de personer som anmälan avser ska informeras om sådan stängning och om förstörelsen av tillhörande artiklar.
Om åtgärder, till exempel disciplinära eller juridiska, vidtas mot bakgrund av rapporten, inklusive mot en person som har gjort felaktiga anklagelser, kan informationen kvarhållas i syfte att göra detta.
Om det rapporterade ärendet hamnar utanför vad som kan rapporteras via Speak Up, kommer Pernod Ricard att radera eller arkivera informationen.
Den arkiverade informationen lagras på NAVEXs säkra servrar i EU under en period som inte överstiger den tillämpliga datalagringsperioden.
De personuppgifter som behandlas genom Speak Up kommer att samlas in, behandlas och lagras i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och i övrigt enlighet med Meddelandet avseende persondataskydd och sekretess.
Alla förfrågningar relaterade till persondataskydd och integritet ska skickas till dataskyddsombudet via e-post på groupdpo@pernod-ricard.com.