Perguntas frequentes

Sobre a EthicsPoint

O que é a EthicsPoint?

A EthicsPoint é uma ferramenta de geração de denúncias abrangente e confidencial criada pela NAVEX para auxiliar no trabalho conjunto da gerência e funcionários na denúncia de fraude, abuso e outras condutas indevidas no local de trabalho, tudo isso enquanto se cultiva um ambiente de trabalho positivo.

Por que precisamos de um sistema como o da EthicsPoint?

  • A Smurfit Kappa realmente valoriza os funcionários que falam sobre quaisquer preocupações potenciais que precisam ser tratadas dentro do Grupo. Estamos comprometidos em garantir que cada funcionário tenha a oportunidade de relatar irregularidades ou possíveis irregularidades e, ao fazê-lo, sentir-se apoiado e sem medo de retaliação ou represália. Ao criar canais abertos de comunicação, estamos promovendo um ambiente de trabalho de apoio, o que nos permite conduzir nossos negócios com justiça, integridade e respeito à lei e aos nossos valores.
  • Além de nossos próprios valores de lealdade, integridade e respeito, a lei exige que as empresas de capital aberto disponham de um instrumento de comunicação anônimo que encaminhe denúncias de fraude contábil e de auditoria diretamente ao comitê de auditoria.
  • Um sistema eficaz de denúncias aumentará nossos esforços para promover uma cultura de integridade e tomada de decisões éticas.

Geração de denúncias – Geral

Posso informar usando a Internet ou o telefone?

Sim. Com a EthicsPoint, você pode fazer uma denúncia confidencial e anônima via telefone ou Internet.

Que tipo de situações devo denunciar?

O sistema da EthicsPoint foi projetado para que os funcionários denunciem qualquer violação ao nosso Código de Conduta ou informem qualquer outra preocupação que possam ter sobre crenças razoavelmente mantidas de irregularidades que foram, estão sendo ou podem ser cometidas.

Se eu presenciar uma infração, não devo apenas informar ao meu gerente ou aos recursos humanos e deixá-los lidar com ela?

Quando você observar algum comportamento que, a seu ver, viola o nosso código de conduta, esperamos que o denuncie. Em condições ideais, você deve expor suas preocupações ao seu gerente direto, representante de RH ou outro integrante da equipe administrativa. Nós reconhecemos, no entanto, que poderá haver circunstâncias em que você não se sentirá à vontade para denunciar o problema dessa maneira.

É por tais circunstâncias que estamos introduzindo nosso serviço Speak Up. Queremos ter certeza de que você tenha todas as oportunidades de levantar preocupações sobre crenças razoavelmente mantidas de irregularidades através de uma variedade de canais. Esta política não substitui nossas linhas regulares de denúncia ou procedimentos de reclamações, mas se você razoavelmente acreditar que uma irregularidade foi, está sendo ou é provável que seja cometida, nós encorajamos você a usar este serviço, para que a questão possa ser tratada adequadamente.

Por que devo denunciar o que sei? O que eu ganho com isso?

Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo, e com esse direito vem a responsabilidade de agir de modo ético, permitindo que as pessoas certas saibam se alguém não está agindo adequadamente. Trabalhando juntos, nós podemos manter um ambiente saudável e produtivo. A irregularidade corporativa pode ameaçar o sustento de toda uma empresa e de todos que trabalham para ela.

A gerência quer mesmo que eu faça uma denúncia?

Com certeza. Na verdade, precisamos dessas informações. Você sabe o que acontece em nossa empresa, tanto de bom como de ruim. Você pode ter o conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre a empresa e seus funcionários. Além disso, oferecer uma opinião positiva pode ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e o desempenho da empresa.

Para onde vão estas denúncias? Quem pode acessá-las?

As denúncias seguem diretamente para o servidor seguro da EthicsPoint (uma empresa independente, que hospeda o serviço Speak Up), para impedir qualquer violação de segurança. A EthicsPoint disponibiliza essas denúncias apenas a pessoas específicas na empresa, que são responsáveis por sua avaliação, com base no tipo de infração e no local do incidente. Cada uma das pessoas que recebem as denúncias foi treinada para mantê-las na mais completa confidencialidade.

Esse sistema não é um exemplo de que alguém está me vigiando?

Não, acreditamos que o serviço Speak Up é na verdade alguém cuidando de você, nossos outros funcionários e o próprio Grupo. Trata-se de um serviço voluntário e confidencial, que permite que pessoas em todos os níveis da organização contribuam para a criação de um ambiente de trabalho de apoio, o que nos permite conduzir nossos negócios com justiça, integridade e respeito pela lei e nossos valores.

O serviço Speak Up se concentra em ser um aspecto positivo da nossa filosofia geral e nos permite garantir um local de trabalho protegido, seguro e ético. Nós o incentivamos a procurar orientação sobre dilemas éticos, a fornecer sugestões positivas ou a comunicar uma preocupação. Uma comunicação eficaz é essencial no local de trabalho atualmente e essa é uma grande ferramenta para melhorar essa comunicação.

Nós escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta de geração de denúncias para atender às nossas obrigações de conformidade e ao mesmo tempo manter um ambiente de comunicação positivo.

Segurança e confidencialidade na geração de denúncias

Se entendi bem, qualquer denúncia que eu envie de um computador da empresa gera um registro no servidor mostrando todos os sites a que meu PC se conecta; esse registro não me identificará como o originador da denúncia?

O Speak Up não gera nem mantém nenhum registro interno de conexões com endereços IP. Portanto, nenhuma informação vinculando o seu PC ao Speak Up estará disponível. Na realidade, o Speak Up está comprometido contratualmente a não seguir a identidade do autor da denúncia.

Se você não se sentir confortável em fazer a denúncia no PC do seu trabalho, você tem a opção de usar um PC fora do seu ambiente de trabalho (como algum localizado em um cyber café, na casa de um amigo, etc.) através do site seguro do Speak Up. Muitas pessoas escolhem esta opção, já que os dados gerais mostram que menos de 12% das denúncias são geradas durante o horário comercial.

Posso fazer uma denúncia de casa e ainda assim permanecer anônimo?

Uma denúncia feita de casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da Internet permanecerá segura e anônima. Um portal da Internet nunca identifica um visitante pelo nome de tela e o sistema Speak Up retira os endereços da Internet para que o anonimato seja totalmente mantido. Além disso, o serviço Speak Up está comprometido contratualmente a não seguir a identidade do autor da denúncia.

Estou preocupado que as informações que eu forneci ao Speak Up acabarão revelando minha identidade. Como podem garantir que isso não acontecerá?

O sistema Speak Up foi projetado para proteger seu anonimato. Entretanto, se deseja permanecer anônimo, você — como autor da denúncia — deve se certificar de que o teor da denúncia não revele acidentalmente sua identidade. Por exemplo, “Da minha divisória, perto de Jan Smith…” ou “Nos meus 33 anos…”.

As informações sobre suas preocupações só serão compartilhadas com um número limitado de pessoas em uma base estrita de necessidade de saber. As informações só serão divulgadas fora deste pequeno grupo ou se formos obrigados a fazê-lo por lei, um órgão ou órgão governamental, um Código de Conduta regulatório ou por um Tribunal. Em alguns casos, você pode ser chamado por um tribunal ou outro Tribunal para prestar depoimento sobre o assunto do relatório.

O atendimento na central telefônica com discagem gratuita também é confidencial e anônimo?

Sim. Você será solicitado a fornecer as mesmas informações que forneceria em uma denúncia baseada na Internet, e um atendente digitará suas respostas no site do Speak Up. Essas denúncias contam com as mesmas medidas de segurança e confidencialidade que são aplicadas a elas durante o ato da denúncia.

E se eu quiser ser identificado com minha denúncia?

Existe uma seção na denúncia para você se identificar, caso deseje.

Dicas e melhores práticas

Sei que algumas pessoas estão envolvidas com conduta antiética, mas isso não me afeta. Por que devo me dar ao trabalho de denunciá-las?

Nossa empresa está comprometida em promover um comportamento ético. Toda conduta antiética, em qualquer nível, termina por afetar a empresa e todos os funcionários, inclusive você. Basta considerar o que aconteceu em escândalos corporativos recentes para perceber os efeitos desastrosos que um lapso ético aparentemente inofensivo pode ter em uma empresa até então saudável. Portanto, se você souber de quaisquer incidentes de conduta indevida ou violações éticas, considere como seu dever para consigo mesmo e para com seus colegas de trabalho denunciá-los.

Não estou certo se o que observei ou ouvi é uma infração da política da empresa ou envolve conduta antiética; apenas não me parece certo. O que devo fazer?

Faça um relatório ou faça sua pergunta on-line ou por telefone. O Speak Up pode ajudá-lo a preparar e fazer uma denúncia de modo que ela possa ser entendida corretamente. Preferimos que você denuncie uma situação que se revele inofensiva do que permitir que um possível comportamento antiético não seja impedido por você não ter certeza.

E se o meu chefe ou outros gerentes se envolverem em uma violação? Eles não receberão a denúncia e começarão a acobertá-la?

O sistema e a distribuição de denúncias do Speak Up são projetados de modo que as partes envolvidas não sejam notificadas nem tenham acesso às denúncias em que elas foram mencionadas.

E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois que enviar a denúncia? Ou, e se a empresa tiver mais perguntas sobre a minha denúncia?

Ao registrar no Speak Up uma denúncia on-line ou por telefone, você recebe um nome de usuário exclusivo e é solicitado a escolher uma senha. É possível retornar ao sistema Speak Up novamente, pela Internet ou por telefone, e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas pela empresa a fim de ajudar a resolver problemas em aberto.

Recomendamos que você retorne ao site no horário especificado para responder às perguntas da empresa. Você e a empresa terão um "diálogo anônimo", no qual as situações não só são identificadas como podem ser resolvidas, não importando seu nível de complexidade.

Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?

Todas as correspondências do Speak Up são mantidas com a mesma confiança estrita do relatório inicial, mantendo a proteção do anonimato sempre que possível.

Posso fazer uma denúncia caso eu não tenha acesso à Internet?

Você pode fazer uma denúncia no Speak Up de qualquer computador com acesso à Internet. Você pode enviar sua denúncia de casa. Muitos locais públicos, incluindo bibliotecas públicas, têm computadores com acesso à Internet. Se você não tiver acesso ou se sentir desconfortável em usar um computador, é possível ligar para a linha direta gratuita do Speak Up, disponível 24 horas por dia, o ano todo.