Informacje o EthicsPoint

Czym jest EthicsPoint?

EthicsPoint to stworzone przez firmę NAVEX kompleksowe i poufne narzędzie do zgłaszania problemów, które ułatwia kierownictwu i pracownikom wspólne rozwiązywanie kwestii oszustw, nadużyć i innych przypadków niewłaściwego postępowania w miejscu pracy przy jednoczesnym pielęgnowaniu pozytywnej atmosfery.

Do czego potrzebny jest nam system taki jak EthicsPoint?

• Uważamy, że naszym największym kapitałem są pracownicy. Tworząc otwarte kanały komunikacji, promujemy pozytywne środowisko pracy i zwiększamy produktywność.
• Prawo wymaga, aby firmy notowane publicznie na giełdzie udostępniały narzędzie do zgłaszania oszustw związanych z księgowością i audytami bezpośrednio do komisji ds. audytów.
• Skuteczny system zgłaszania wspiera nasze wysiłki zmierzające do budowania kultury firmowej opartej na uczciwości oraz etycznym podejmowaniu decyzji.

Zgłaszanie — informacje ogólne

Czy mogę dokonać zgłoszenia albo przez Internet, albo przez telefon?

Tak. Dzięki EthicsPoint możesz złożyć poufne, anonimowe zgłoszenie przez telefon lub Internet.

Jakie sytuacje należy zgłaszać?

System EthicsPoint został opracowany do zgłaszania wszelkich naruszeń naszego Kodeksu postępowania oraz wszystkich innych problemów i wątpliwości. Zgłoszenia sporządzane w dobrej wierze nie narażają osoby zgłaszającej na sankcje. Jednakże świadome podanie fałszywych lub mylących informacji może prowadzić do zastosowania sankcji.

Jeśli zauważę naruszenie zasad, czy nie mogę po prostu tego zgłosić mojemu przełożonemu, do Działu Kadr lub Działu Prawnego, aby to oni się tym zajęli?

Jeśli zauważysz jakieś zachowanie, które w Twoim odczuciu narusza nasz Kodeks postępowania, masz obowiązek to zgłosić. Idealnym rozwiązaniem jest omówienie sprawy z bezpośrednim menedżerem lub innym członkiem kadry zarządzającej. Rozumiemy jednak, że w pewnych okolicznościach możesz czuć się niekomfortowo, zgłaszając sprawę w taki sposób. Ze względu na takie sytuacje nawiązaliśmy współpracę z EthicsPoint. Wolimy otrzymać anonimowe informacje niż nie uzyskać ich wcale.

Dlaczego należy zgłosić coś, o czym wiem? Co będę z tego mieć?

Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznych warunkach. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne zachowanie oraz informowanie odpowiednich osób o potencjalnych niewłaściwych zachowaniach. Współpracując ze sobą, możemy dbać o zdrową atmosferę sprzyjającą wysokiej produktywności. Niewłaściwe postępowanie może zagrażać istnieniu całej firmy.

Czy kierownictwo naprawdę liczy na moje zgłoszenie?

Oczywiście, że tak. Bardzo nam na tym zależy. Wiesz, co dzieje się w firmie – i dobrego, i złego. Możesz mieć wiedzę o początkowych etapach niepokojących działań. Zgłoszenie może zminimalizować potencjalne negatywne skutki, które odbiłyby się na firmie i jej pracownikach. Ponadto konstruktywne opinie pomogą zidentyfikować obszary, które pozwolą ulepszyć kulturę korporacyjną i wydajność.

Dokąd trafiają te zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?

Zgłoszenia są zapisywane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint, co pozwala zapobiec ewentualnym naruszeniom zabezpieczeń. EthicsPoint udostępnia te zgłoszenia tylko na poziomie korporacyjnym Niezależnej Komisji ds. Procedowania Zarzutów (Independent Allegation Management Committee), do której należy ocena zgłoszenia na podstawie typu naruszenia i miejsca wystąpienia zdarzenia. Wszystkie osoby otrzymujące zgłoszenia mają odpowiednie doświadczenie i zostały przeszkolone w zakresie zachowania najwyższej poufności zgłoszeń.

Czy ten system nie jest po prostu narzędziem nadzoru i kontroli?

System EthicsPoint skoncentrowany jest na pozytywnym aspekcie naszej ogólnej filozofii i pozwala nam zagwarantować bezpieczne i etyczne miejsce pracy. Zachęcamy do szukania wytycznych w razie dylematów etycznych, przedstawiania pozytywnych sugestii i dzielenia się wszelkimi wątpliwościami. Skuteczna komunikacja ma obecnie w firmach kluczowe znaczenie, a system ten jest wspaniałym narzędziem jej usprawniania.

Rozważnie wybraliśmy najlepsze narzędzie, które pozwoli nam zapewnić zgodność z przepisami oraz tworzyć atmosferę sprzyjającą zgłaszaniu problemów.

Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń

Rozumiem, że zgłoszenie, które wyślę z firmowego komputera, generuje zapis na serwerze, pokazując wszystkie strony internetowe, z jakimi łączy się mój komputer. Czy ten zapis nie zidentyfikuje mnie jako autora zgłoszenia?

System EthicsPoint nie generuje i nie utrzymuje żadnych rejestrów wewnętrznych połączeń z adresami IP, nie są więc dostępne żadne informacje łączące Twój komputer z systemem EthicsPoint. Co więcej firma EthicsPoint jest zobowiązana kontraktem, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.

Jeśli nie czujesz się wystarczająco pewnie, aby dokonać zgłoszenia ze służbowego komputera, możesz skorzystać z komputera poza biurem (np. w kawiarence internetowej, w domu znajomych, itp.) i złożyć je przez bezpieczną stronę internetową EthicsPoint. Wiele osób korzysta z tej możliwości. Dane EthicsPoint pokazują, że nie więcej niż 12% zgłoszeń dokonywanych jest w godzinach pracy.

Czy mogę wysłać zgłoszenie z domu i jednocześnie zachować anonimowość?

Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego miejsca z dostępem do Internetu pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje odwiedzających po nazwie użytkownika, a system EthicsPoint usuwa adresy internetowe, dzięki czemu zachowana jest pełna anonimowość. Ponadto firma EthicsPoint jest zobowiązana umową, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.

Boję się, że informacje, które podam EthicsPoint, umożliwią odkrycie mojej tożsamości. Jak możecie mnie zapewnić, że do tego nie dojdzie?

Zaprojektowaliśmy system EthicsPoint tak, aby chronić anonimowość użytkowników. Jeśli jednak chcesz zachować anonimowość, musisz jako strona zgłaszająca zwrócić uwagę na to, aby informacje podane w treści zgłoszenia nie zdradziły przypadkowo Twojej tożsamości. Unikaj sformułowań typu „Z mojego biurka, które stoi tuż obok biurka Jana Kowalskiego...” albo „W ciągu 33 lat pracy...”.

Czy bezpłatna infolinia do zgłaszania problemów także jest poufna i anonimowa?

Tak. Osoba zgłaszająca zostanie poproszona o podanie tych samych informacji, które podaje się w zgłoszeniu internetowym, a osoba przyjmująca zgłoszenie wprowadzi podane odpowiedzi na witrynie internetowej EthicsPoint. Do rejestrowania tych zgłoszeń stosuje się takie same środki bezpieczeństwa i zapewnienia poufności.

A jeśli chcę podać swoją tożsamość?

W zgłoszeniu jest część, w której możesz podać swoją tożsamość, jeśli sobie tego życzysz.

Wskazówki i dobre praktyki

Wiem o nieetycznych zachowaniach pewnych osób, jednak nie dotyczą one mnie w żaden sposób. Dlaczego mam to zgłaszać?

Chcemy promować etyczne zachowania w naszej firmie. Jakiekolwiek nieetyczne postępowanie na dowolnym poziomie może w ostatecznym rozrachunku dotknąć firmę i wszystkich pracowników, w tym także Ciebie. Wystarczy przez chwilę zastanowić się nad ostatnimi głośnymi skandalami firmowymi, aby dostrzec, że pozornie niegroźne naruszenie zasad etycznych może mieć ogromny wpływ na dobrze funkcjonującą firmę. Jeśli więc wiesz o przypadkach niewłaściwego postępowania lub naruszenia zasad etycznych, potraktuj zgłoszenie ich jako obowiązek wobec siebie i swoich współpracowników.

Nie wiem na pewno, czy to, co udało mi się zauważyć, jest naruszeniem polityki firmy, ani czy wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale wydaje mi się niewłaściwe. Co należy zrobić?

Zgłoś to. Operator linii EthicsPoint pomoże Ci w przygotowaniu i złożeniu zgłoszenia tak, aby zostało ono właściwie zrozumiane. Wolimy dostać zgłoszenie sytuacji, która okaże się nieszkodliwa, niż zlekceważyć potencjalnie nieetyczne zachowanie tylko dlatego, że nie masz pewności, czy należy je zgłosić.

A co jeśli w sprawę naruszenia zasad zamieszany jest mój przełożony lub inne osoby z kierownictwa? Czy nie otrzymają zgłoszenia i nie zaczną zacierać śladów?

System zgłoszeń EthicsPoint jest tak skonstruowany tak, aby osoby obciążone zarzutami nie były informowane o zgłoszeniach, w których zostały wymienione, i nie miały do nich dostępu.

Co zrobić, jeśli po złożeniu zgłoszenia przypomni mi się coś ważnego związanego ze zdarzeniem? Albo co zrobić, jeśli firma będzie miała do mnie dodatkowe pytania dotyczące mojego zgłoszenia?

Składając zgłoszenie przez stronę internetową EthicsPoint lub przez centrum telefoniczne EthicsPoint, otrzymasz unikatową nazwę użytkownika i wybierzesz własne hasło. Dzięki nim możesz wrócić do systemu EthicsPoint (przez Internet lub telefonicznie), przejść do swojego zgłoszenia i uzupełnić szczegóły lub odpowiedzieć na pytania zadane przez przedstawiciela firmy, a także podać dodatkowe informacje, które ułatwią rozstrzygnięcie otwartych kwestii. Dlatego zdecydowanie zachęcamy, aby po złożeniu anonimowego zgłoszenia wracać na stronę internetową w podanym czasie w celu udzielenia odpowiedzi na ewentualne pytania od firmy. Prowadzisz bowiem od teraz „anonimowy dialog” z firmą, w którym nie tylko wskazuje się na sytuacje, ale i je rozwiązuje, niezależnie od tego, jak są skomplikowane.

Czy takie uzupełniające zgłoszenia są równie bezpieczne jak pierwsze zgłoszenie?

Wszelkie kontakty z EthicsPoint traktowane są tak samo poufnie i zapewnieniem takiego samego stopnia anonimowości jak w przypadku pierwotnego zgłoszenia.

Czy mogę złożyć zgłoszenie, mimo że nie mam dostępu do Internetu?

Zgłoszenie do EthicsPoint możesz złożyć z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Zgłoszenia można składać z domu. Wiele miejsc publicznych, w tym biblioteki, oferuje dostęp do Internetu. Jeśli nie masz dostępu do Internetu lub niechętnie korzystasz z komputera, możesz zadzwonić na bezpłatną infolinię EthicsPoint, która jest czynna przez 24 godziny na dobę i 365 dni w roku.