EthicsPoint 소개

보고 - 일반 사항

보고 보안 및 기밀 유지

팁 및 모범 사례

EthicsPoint 소개

EthicsPoint란 무엇인가요?

EthicsPoint는 경영진과 직원이 협력하여 긍정적 업무 분위기를 조성하면서 직장에서의 사기, 남용 및 기타 비행을 근절할 수 있게 돕는 종합적이고 기밀이 보장되는 NAVEX에서 제작한 보고 수단입니다.

EthicsPoint와 같은 시스템이 필요한 이유?

보고 - 일반 사항

인터넷이나 전화로 보고할 수 있나요?

그렇습니다. EthicsPoint를 사용하면 전화 또는 인터넷을 통해 익명으로 기밀 보고서를 제출할 수 있습니다.

어떤 유형의 상황을 보고해야 하나요?

직원은 EthicsPoint 시스템에서 당사 행동 강령 위반 사항 또는 기타 우려 사항을 보고할 수 있습니다.

위반 사항을 발견했을 때 그냥 직속 상사나 기타 관리자, 보안 또는 인사부서로 보고하여 이들이 처리하도록 하면 되지 않나요?

당사는 귀하가 당사의 행동 강령을 위반한다고 생각되는 행위를 관찰했다면 보고하기를 바랍니다. 이상적으로는 모든 문제를 직속 매니저나 기타 경영진 팀에게 전달해야 합니다. 하지만 회사는 그러한 방식이 불편할 수 있다는 사실을 잘 알고 있습니다. 이런 상황에 대비하여 당사는 NAVEX와 협력관계를 맺었습니다. 혼자 문제를 떠안고 있기보다는 익명으로 보고하는 것이 낫습니다.

제가 알고 있는 사실을 왜 보고해야 하나요? 보고해서 얻는 이점이 있나요?

우리 모두에겐 바람직한 환경에서 근무할 권리가 있고, 이 권리에는 윤리적으로 행동하며, 부적절한 행동을 해당 관계자들에게 알려야 할 책임이 따릅니다. 함께 협력해야 건전하고 생산적인 환경을 유지할 수 있습니다. 그리고 기업 위법 행위는 회사 전체의 존속에 위협이 될 수 있습니다.

경영진에서는 정말로 제가 보고해 주기를 원합니까?

물론입니다. 사실 그러한 보고가 필요합니다. 직원들은 좋은 일이든, 나쁜 일이든 회사 내에서 벌어지고 있는 일들을 잘 알고 있습니다. 귀하는 문제의 소지가 있는 행동에 대해 가장 먼저 알 수 있습니다. 귀하의 보고는 회사와 직원에 대해 발생할 수 있는 부정적 영향을 최소화할 수 있습니다. 또한 긍정적 의견도 회사 문화와 성과를 개선할 수 있는 부분을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이러한 보고는 어디로 전달됩니까? 보고 내용을 볼 수 있는 사람은 누구인가요?

보고서는 EthicsPoint 보안 서버에 직접 입력됩니다. NAVEX는 위반 유형 및 사건 장소에 근거하여 보고를 평가할 회사 내 특정 직원에게만 이러한 보고를 제공합니다. 보고서 검토를 담당하는 모든 직원은 보고서 내용을 철저히 비밀로 유지하도록 교육을 받았습니다.

이 시스템은 누군가가 내 행동을 지켜본다는 것을 보여주는 예가 아닌가요?

아닙니다. EthicsPoint는 직장이 안전하고 안정적이며 윤리적인 곳이 될 수 있게 해주는 우리의 전반적인 철학의 긍정적인 면에 집중합니다. 여러분이 윤리적 딜레마에 대한 지침을 구하고, 긍정적인 제안을 하거나, 우려 사항에 대해 소통해줄 것을 권장합니다. 효과적인 의사소통은 오늘날의 직장에서 매우 중요한 사항이며 이 시스템은 이를 위한 훌륭한 수단이 되어줄 것입니다.

당사는 바람직한 보고 환경을 유지하는 동시에 규정 준수 의무를 충족할 수 있는 최고의 보고 도구를 신중을 기해 선택하였습니다.

보고 보안 및 기밀 유지

제가 이해하는 바로는, 회사 컴퓨터로 제가 보내는 보고는 해당 PC가 연결된 모든 웹사이트를 보여 주는 서버 로그를 생성합니다. 이 로그가 저를 최초의 보고자로 드러내지 않을까요?

NAVEX는 IP 주소를 사용하여 내부 연결 로그를 생성하거나 보관하지 않으므로 직원의 PC와 EthicsPoint를 연결하는 어떤 정보도 볼 수 없습니다.

직장 PC에서 보고하기가 불편하다고 생각될 경우, 업무 환경 외 다른 곳에 있는 PC(PC방 또는 친구 집에 있는 PC 등)를 사용해 EthicsPoint 보안 웹 사이트에 접속하는 옵션도 있습니다. 많은 사람들이 이 옵션으로 보고서를 제출하였고, NAVEX 자료에 따르면 12%도 안 되는 보고서들이 근무 시간에 제출되었습니다.

자택에서 보고서를 제출해도 익명성이 유지되나요?

자택, 이웃의 컴퓨터 또는 인터넷 포털에서의 보고는 보안과 익명이 유지됩니다. 인터넷 포털은 화면 이름으로 방문자를 식별하지 않으며 EthicsPoint 시스템은 익명이 완전히 유지되도록 인터넷 주소를 제거합니다.

제가 EthicsPoint에 제공하는 정보로 인해 결국 제 신원이 공개되지 않을까 걱정됩니다. 그런 일이 일어나지 않을 것이라고 어떻게 확신할 수 있습니까?

EthicsPoint 시스템은 익명성을 보호합니다. 단, 익명을 유지하기 위해서는 보고 당사자가 보고서 본문에서 실수로 자신의 신원을 드러내지 않도록 해야 합니다. 예컨대, “Jan Smith 옆의 제 자리에서...” 또는 “저의 33년 인생에서...” 등과 같은 표현을 피해야 합니다.

무료 핫라인 전화도 비공개이며 익명인가요?

그렇습니다. 귀하는 인터넷 기반 보고를 통해 제공할 수 있었을 정보와 동일한 정보를 제공하도록 안내를 받을 것이며 인터뷰 담당자가 귀하의 답변을 EthicsPoint 웹사이트에 입력할 것입니다. 이러한 보고서에는 보고서 전달 과정에 적용되었던 것과 동일한 보안 및 기밀 유지 조치가 적용됩니다.

보고서에서 신원을 공개하려면 어떻게 해야 하나요?

보고서에는 원할 경우 자신의 신원을 공개할 수 있는 섹션이 있습니다.

팁 및 모범 사례

비윤리적 행동에 가담한 사람들을 알고 있지만 그것은 저와 아무런 상관이 없습니다. 제가 이러한 사실을 왜 보고해야 합니까?

우리 그룹사에서는 윤리적인 행동을 권장하고 있습니다. 정도에 관계 없이 모든 비윤리적인 행동은 결과적으로 회사와 귀하를 포함한 모든 직원에게 해를 끼칩니다. 최근에 발생한 기업 부정행위의 예와 같이 윤리적으로 문제가 없을 것 같은 비행도 건전한 회사에 얼마나 심각한 영향을 줄 수 있는지 생각해 보아야 합니다. 따라서 어떠한 불법 행위나 비윤리적인 위반 사건을 알게 되는 경우, 귀하와 귀하의 동료들은 의무감을 가지고 해당 사항을 보고해야 합니다.

제가 보거나 들었던 것이 회사 정책을 위반했거나 비윤리적 행동과 관련이 있는지 확실하지 않지만 올바른 일은 아니라고 생각합니다. 저는 어떻게 해야 합니까?

보고서를 제출하십시오. NAVEX는 보고서가 제대로 이해될 수 있도록 보고서를 작성하고 제출하는 데 도움을 드릴 수 있습니다. 비윤리적인 행동을 확인해보지 않고 내버려 두기보다는 문제가 없다는 것이 밝혀지는 상황이라도 보고해 주었으면 합니다.

직속 상관이나 다른 관리자가 위반 행위에 연루되어 있다면 어떻게 해야 하나요? 보고 사실을 알게 되면 은폐를 하려고 하지 않을까요?

EthicsPoint 시스템 및 차별 보고는 언급된 당사자에게 알려지거나 당사자가 보고서에 액세스할 수 없도록 되어 있습니다.

보고서를 제출한 후 해당 사건과 관련된 중요한 내용이 기억날 경우 어떻게 하나요? 또는 회사에서 내 보고서에 대해 추가적인 질문이 있을 경우는 어떻게 해야 하나요?

EthicsPoint 웹 사이트 또는 EthicsPoint 콜센터를 통해 보고서를 제출하면 보고자는 “보고서 키”라는 고유 임의 번호를 부여받고 비밀번호를 선택하라는 안내를 받게 됩니다. 인터넷이나 전화를 통해 EthicsPoint 시스템으로 다시 돌아올 수 있고, 원본 보고서에 접근하여 회사 대표가 게시한 세부정보를 추가하거나 질문에 답변할 수 있습니다. 지정된 시간에 이 사이트에 돌아와서 회사 질문에 답변하실 것을 강력히 권장합니다. 귀하와 회사는 이제 상황을 식별했을 뿐 아니라 아무리 복잡해도 해결이 가능한 “익명의 대화”에 들어간 것입니다.

보고서에 대한 후속 조치는 최초의 보고만큼 안전한가요?

EthicsPoint와의 모든 연락 내용에 대한 비밀 및 익명성은 최초 보고서와 동일하게 엄격하게 유지됩니다.

보고서 키를 분실했거나 생성된 비밀번호를 분실했다면 어떻게 하나요?

보고서 키 또는 비밀번호를 분실했다면 보안 및 기밀 유지를 위해 새 보고서를 제출해야 합니다. 보고서를 새로 제출할 때 해당 사실이 전에 제출했던 보고 또는 질문과 관련되어 있음을 언급하십시오.

인터넷에 연결할 수 없는 경우에도 보고서를 접수할 수 있나요?

EthicsPoint 보고는 인터넷에 접속할 수 있는 모든 컴퓨터에서 보고할 수 있습니다. 집에서도 보고를 제출할 수 있습니다. 공공 도서관 등 많은 공공시설에서 인터넷을 이용할 수 있습니다. 컴퓨터를 사용할 수 없거나 컴퓨터를 통한 신고를 원하지 않는 경우, 일본, 미국, 영국, 대만, 한국 거주자는 365일 24시간 상시이용 가능한 EthicsPoint의 무료 핫라인으로 전화 할 수 있습니다.