EthicsPoint について

報告 － 全般

報告の安全性と機密性

ヒントとベストプラクティス

EthicsPoint について

EthicsPoint とは？

EthicsPoint は、NAVEX が作成した包括的で機密性の高い報告ツールです。経営陣と従業員が協力して、職場での詐欺行為、虐待、その他の不正行為に対処しながら、前向きな職場環境を育むことができます。

なぜ EthicsPoint のようなシステムが必要なのですか？

報告 － 全般

インターネットと電話のどちらを使っても報告できますか？

はい。EthicsPoint では、電話またはインターネットを使用して、機密扱いの、匿名での報告をすることができます。

どのような状況を報告すべきですか？

EthicsPoint システムにより従業員は、当社が定めた行動規範への違反、またはその他の懸念事項を報告することができます。

違反を目撃した場合は、上司または他のマネージャー、セキュリティ、または人事部に報告し、対応を任せるべきではないですか？

当社行動規範に違反すると思われる行為を目撃した場合は、報告することが期待されています。このような懸念については、直属の上司、あるいは管理チームの他のメンバーに報告するのが理想的です。しかし、そのような方法で報告することに抵抗を感じる状況があることも理解されます。そのような状況に対応するために、当社は NAVEXと提携しました。皆さんには、情報を自分の中にとどめるのではなく、匿名でも報告してもらいたいと考えています。

私の知っていることをなぜ報告しなければならないのですか？私とどのような関係があるのですか？

私たちは皆、前向きな環境で働く権利があります。その権利には、倫理的に行動するという責任、適切に行動していない人がいれば、適切な人々に報告するという責任が伴います。皆が協力することで、健全かつ生産的な職場環境を維持することができるのです。また企業の不正行為は、企業全体の存在そのものを脅かす可能性があります。

経営陣は本当に私たちに報告してほしいと考えているのですか？

はい、もちろんです。実際、報告していただく必要があります。皆さんは、良いことも悪いことも、社内で何が起こっているかを知っています。あなたは懸念を抱かせるような行為を最初に知った可能性があるのです。そのような状況を報告することで、当社およびその従業員に悪影響を及ぼす状況を最小限に食い止めることができます。また、積極的な意見を述べると、企業の文化やパフォーマンスの改善につながる問題を認識するのに役立つ場合があります。

報告した内容はどこに伝えられますか？誰が報告にアクセスできますか？

報告の内容は EthicsPoint のセキュアサーバーに直接入力されます。NAVEX では、違反の種類や事案のロケーションに基づいて、社内の特定の人が評価担当者として任命され、この個人のみが報告にアクセスすることができます。報告を受け取った担当者はそれぞれ、これらの内容の機密性を最大限に確保するよう訓練を受けています。

このシステムは、誰かが私を見張っているということなのではありませんか？

いいえ。EthicsPoint は当社の理念のプラスの側面として、安全で安心できる、倫理を重んじる職場を維持する役割を果たしています。当社では、倫理的なジレンマがある場合に指導を仰いだり、建設的な提案を行ったり、懸念事項を報告することが推奨されています。今日の職場においては、コミュニケーションを効果的に行うことが強く求められています。このシステムはコミュニケーションを強化するための優れたツールです。

報告しやすい環境を維持しつつ、コンプライアンス義務を果たせるよう、当社は報告のためのベストなツールを慎重に選びました。

報告の安全性と機密性

会社のパソコンを使って報告すると、サーバーログが生成され、そのパソコンが接続したすべてのウェブサイトが記録されるものと私は理解しています。このログによって、私が報告者であることが特定されませんか？

NAVEX は、IP アドレスを含む社内接続ログを生成したり維持したりすることはありません。したがって、あなたのパソコンを EthicsPoint に関連付ける情報は存在しません。

職場のパソコンを使って報告することに不安を感じる場合は、当社職場環境以外（インターネットカフェ、友人宅等）のパソコンを使い、EthicsPoint のセキュアなウェブサイトにアクセスすることができます。NAVEX のデータによると、勤務時間中の報告が 12% 以下であることから、多くの人が職場以外から報告したことがわかります。

自宅から報告した場合でも匿名性が守られますか？

自宅、隣人のコンピューター、またはインターネットポータルからの報告も、安全に匿名で処理されます。インターネットポータルがスクリーン名から訪問者を特定することはありません。さらに、EthicsPoint システムはインターネットアドレスを削除するため、匿名性が完全に確保されます。

EthicsPoint に提供した情報によって、身元が特定されないか心配です。身元が特定されないことを、どのようにして約束してもらえますか？

EthicsPoint システムはあなたの匿名性を保護します。ただし、報告者としての匿名性を確保したい場合は、報告の内容から身元が特定されることがないように注意する必要があります。たとえば、「ジャン・スミスさんの隣の私の席から....」とか、「33 年間の勤務において...」などと記述してはなりません。

フリーダイヤルのホットラインは機密性が維持され、匿名での報告が可能ですか？

はい。電話の場合もオンラインによる報告と同じ情報を提供するよう求められます。回答いただいた内容は、インタビュアーが EthicsPoint のウェブサイトに入力します。これらの報告には、報告提出時と同じセキュリティおよび機密保持対策が適用されます。

身元を明かして報告したい場合は、どうすればよいですか？

希望する場合は、自身を特定できるセクションに情報を提供することができます。

ヒントとベストプラクティス

倫理に反する行為に複数の個人が関与していることを認識していますが、私自身には影響がありません。なぜわざわざ報告しなければならないのですか？

ONOグループは、倫理的な行動を推進しています。倫理に反する行為は、その度合いに関係なく、最終的には当社および当社の全従業員に影響を及ぼします。最近起きた企業不祥事では、倫理上のささいな過ちによって、健全な会社に悲惨な結果がもたらされました。このことを思い出してください。不正行為または倫理違反に気付いた場合は、これらを報告することが、あなた自身およびあなたの同僚に対する義務であると考えてください。

自分が見聞きしたことが会社のポリシーに違反しているか、または倫理に反する行為かどうか確信が持てません。ですが、正しいことではないように感じています。どうすればよいですか？

報告してください。NAVEX は、報告の内容が正しく理解されるように、報告の作成や提出をサポートします。倫理に反しているかもしれない行動を見過ごさず、報告してくださるようお願いします。後に問題がないと判明したとしてもかまいません。

上司や他の管理職が違反に関与している場合はどうすればよいですか？彼らが報告内容を入手して隠ぺいを図ろうとしないでしょうか？

EthicsPoint システムと報告の開示に関しては、関与しているとされる当事者は報告の通知を受け取ることができず、また自らの名前が含まれている報告にアクセスすることができません。

報告した後で重要なことを思い出した場合は、どうしたらいいですか？また、報告した内容について、会社側からさらに質問がある場合はどうなりますか？

EthicsPoint の Web サイトまたは EthicsPoint コールセンターを通じて報告すると、「レポートキー」と呼ばれるランダム化された固有の番号を受け取り、パスワードを選択するように求められます。オンラインまたは電話から再び EthicsPoint システムにアクセスし、元の報告を開いて詳細を追加したり、会社の担当者からの質問に答えることができます。指定された期日内にサイトにアクセスし、必ず会社からの質問に答えることを強くお勧めします。あなたと当社による「匿名による対話」が開始されます。これによって、いかなる複雑な問題でも、状況を特定し、解決することが可能です。

報告のフォローアップの内容も、最初の報告内容と同様にセキュリティ保護の対象となりますか？

EthicsPoint との通信はすべて、最初の報告時と同じく厳格に機密を守られ、引き続き匿名性が保たれます。

レポートキーまたは作成したパスワードを紛失した場合はどうしたら良いですか？

報告の機密性を確保するため、レポートキーあるいはパスワードを紛失した場合は、新たに報告し直す必要があります。

インターネットにアクセスできなくても報告できますか？

EthicsPoint の報告は、インターネットにアクセス可能な、どのコンピューターからでも報告できます。自宅からでも報告を提出できます。公共図書館など、多くの公共施設でインターネットを利用できます。コンピューターが利用できない、またはコンピューターを使って報告したくない場合、日本、米国、英国、台湾、韓国にお住まいの方は、24時間365日対応のEthicsPointのフリーダイヤルホットラインをご利用いただけます。