EthicsPoint について

通報システム（全般）

通報の安全性・機密性

ヒントとベストプラクティス

EthicsPoint について

EthicsPoint とは

EthicsPoint は、NAVEX 社による包括的で機密性の高い通報システムであり、大塚グループのステークホルダー （従業員、サプライヤー、取引先等のビジネスパートナー等） が協力して、職場の不正、違反行為に対処し、前向きな職場環境を醸成することを目的としています。

なぜ EthicsPoint のようなシステムが必要なのですか？

通報システム（全般）

この通報システムは誰が利用できますか？

本システムは大塚グループが提供するウェブ窓口で、大塚ホールディングス（「大塚」）およびその子会社の、サプライヤー、ベンダー、業務委託先等のビジネスパートナーの利用を目的としています。大塚グループ各社の従業員は、各社の内部通報窓口、または担当部門に連絡してください。

どのような状況を通報・報告したらよいですか？

この EthicsPoint システムでは、ビジネスパートナーは、大塚グループによる詐欺行為、不正行為、法令違反（大塚グループ・グローバル行動規準の違反を含む）またはその疑いを報告することができます。

EthicsPoint は緊急電話番号や救急サービスではないことにご注意ください。生命や財産への差し迫った脅威がある場合、このシステムを使って報告しないでください。

違反を知った場合、自社の上司、セキュリティ部門や人事に報告し、対応を任せるべきではないですか？

大塚グループの行為が「大塚グループ・グローバル行動規準」に違反していると思われる場合は、こちらのシステムに報告していただければと思います。 このような懸念について、あなたの直属の上司、チームメンバーに報告することは理想的です。 しかし、そのような方法で報告することに抵抗を感じる状況もありえます。そのような状況に対応するために大塚グループはNAVEXを利用しています。 皆さんには情報を自身にとどめるのではなく、匿名であっても報告していただきたいと考えています。

私の知っていることをなぜ報告しなければならないのですか？私とどのような関係があるのですか？

私たちは誰でも、前向きな環境で働く権利があります。その権利には、倫理的に行動するという責任、適切に行動していない人がいれば、適切な人に報告する責任が伴います。皆が協力することで、健全で生産的な職場環境を維持することができます。企業の不正は、企業の存在そのものを脅かすことがあります。

大塚グループの経営層は本当に私たちに報告してほしいと考えていますか？

通報していただくように推奨しており、実際、報告していただく 必要があります 。良いことも悪いことも、大塚グループで何が起こっているかを皆さんは知っています。懸念を抱かせる行為をあなたが最初に知った可能性があります。そのような状況を報告することで、大塚グループの従業員に悪影響を及ぼす状況を最小限に食い止めることができます。また、積極的な意見を述べると、企業の文化やパフォーマンスの改善につながる問題を認識するのに役立つ場合があります。

通報した内容はどこに伝えられますか？誰がその内容にアクセスできますか？

通報した内容は EthicsPoint のセキュアサーバーに直接届きます。NAVEX では、違反の種類や事案の発生場所に基づいて任命された特定の担当者のみが通報内容にアクセスすることができます。通報を受け取った担当者はそれぞれ、内容の機密性を最大限に確保するように教育を受けています。

提出された個人情報を含む情報は、通報への対応および内容調査のため、現地法の規定に基づき、大塚およびその関連会社の関係者、外部アドバイザー（法律顧問など）、または限定された状況においては NAVEX の技術担当によってアクセス、処理、使用されます。

このシステムで誰かが私を監視していることはありませんか？

ありません。EthicsPoint は、大塚グループの企業理念の前向きな側面として、安全で安心できる、倫理を重んじる職場を維持する役割を果たしています。大塚グループでは、倫理的なジレンマがある場合に指導を仰いだり、建設的な提案を行ったり、懸念を報告することが推奨されています。今日の職場においては、コミュニケーションを効果的に行うことが強く求められており、このシステムはコミュニケーションを強化するための優れたツールです。

通報しやすい環境を維持しつつ、コンプライアンスの義務を果たせるよう、大塚グループは通報のためのベストなツールを慎重に選定しました。

通報の安全性・機密性

会社のパソコンを使って通報すると、サーバーのログが生成され、そのパソコンが接続したすべてのウェブサイトが記録されると理解しています。このログによって、私が通報者であることが特定されませんか？

NAVEX は、IP アドレスを含む社内接続ログを生成したり維持したりすることはありません。したがって、あなたのパソコンを EthicsPoint に関連付ける情報は存在しません。

職場のパソコンを使って通報することに不安を感じる場合は、職場環境以外（インターネットカフェ、友人宅等）のパソコンを使い、EthicsPoint のセキュアなウェブサイトにアクセスすることができます。 NAVEX のデータによると、勤務時間中の報告割合は 12% 以下であり、多くの人が職場以外から報告しています。

自宅から通報した場合でも匿名性が守られますか？

自宅、近所のコンピューター、インターネットポータルからの報告も安全に匿名で処理されます。インターネットポータルがスクリーン名から訪問者を特定することはありません。さらに、EthicsPoint システムはインターネットアドレスを削除するため、匿名性が完全に確保されます。

EthicsPoint に提供した情報によって、身元が特定されないか心配です。身元が特定されないことを、どのように約束してもらえますか？

EthicsPoint システムはあなたの匿名性を保護します。ただし、通報者としての匿名性を確保したい場合は、通報の内容から身元が特定されることがないように注意する必要があります。たとえば、「ジャン・スミスさんの隣の私の席から....」とか、「33 年間の勤務において...」などと記述してはなりません。

身元を明かして通報したい場合は、どうすればよいですか？

希望する場合は、自身を特定できる情報を入力する欄があります。

ヒントとベストプラクティス

大塚グループの関係者が倫理的ではない行為に関与していることを認識していますが、私には影響がありません。 なぜわざわざ報告しなければならないのですか？

大塚グループは、倫理的な行動を推進しています。倫理に反する行為は、その度合いに関係なく、大塚グループそしてあなたを含むその他の利害関係者に影響を及ぼします。最近起きた企業不祥事では倫理上のささいな過ちで、健全であった会社に悲惨な結果がもたらされました。このことを思い出してください。大塚グループによる不正行為または倫理違反に気付いた場合は、これを報告することが、あなた自身とあなたの同僚に対する義務であると考えてください。

自分が見聞きしたことが大塚グループのポリシーに違反しているか、または倫理に反する行為かどうか確信が持てません。ですが、正しいことではないように感じています。どうすればよいですか？

報告してください。NAVEX は通報の内容が正しく理解されるように報告をサポートします。倫理に反しているかもしれない行動を見過ごさず、報告いただくようお願いします。後に問題がないと判明したとしてもかまいません。

自分の上司やその他の管理職が違反に関与している場合はどうすればよいですか？彼らが通報内容を入手して隠ぺいを図ろうとしないでしょうか？

EthicsPoint システムおよびその報告書では、関与しているとされる当事者は、通報の通知をシステムから受け取ることができず、また自らの名前が含まれている通報内容にはアクセスすることができません。

通報後に重要なことを思い出した場合は、どうしたらいいですか？通報内容について、大塚グループからさらに質問がある場合はどうなりますか？

EthicsPoint のウェブサイトで通報すると、ランダム生成された番号「通報キー」を受け取り、パスワードを設定することになります。インターネット経由で再び EthicsPoint システムにアクセスすると、通報内容の詳細を追加したり、大塚グループの担当者からの質問に回答できます。指定された期日内にアクセスし、大塚グループからの質問に答えることを強く推奨します。あなたと大塚グループによる「匿名による対話」になります。これによって複雑な問題でも、状況を特定し、解決することが可能になります。

通報後の継続した対応（フォローアップ）も最初の通報内容と同様にセキュリティ保護の対象となりますか？

EthicsPointとの通信はすべて、最初の通報時と同じく、厳格に機密を守られ、引き続き匿名性が保たれます。

通報キーを紛失したり、登録したパスワードを忘れてしまった場合はどうしたらいいですか？

通報の機密性を確保するため、通報キーあるいはパスワードが紛失した場合は、新しく通報し直す必要があります。その際、以前提出した通報や質問の内容と関連していることを明記してください。

インターネットにアクセスできなくても通報できますか？

EthicsPointの通報はインターネットにアクセス可能などのコンピューターからでも報告できます。自宅からでも通報できます。公共図書館など多くの公共施設でインターネットを利用できます。