La Alert Line è uno strumento di segnalazione completo e riservato creato da NAVEX e fornito tramite EthicsPoint per favorire la collaborazione tra direzione e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando nel contempo un ambiente di lavoro positivo.
Sì. Tramite la Alert Line è possibile presentare una segnalazione riservata per telefono o via Internet.
La Alert Line è progettata per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del Codice di condotta aziendale o qualsiasi altro dubbio personale.
Nota: l'ambito di problemi e dubbi che è possibile segnalare tramite la Alert Line può variare a seconda del paese e delle relative normative locali.
Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro Codice di condotta è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i sospetti dovrebbero essere comunicati al proprio responsabile diretto o a un altro membro del team dirigenziale. Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio ed è proprio per questo che abbiamo deciso di stabilire una partnership con EthicsPoint.
Si consiglia vivamente agli autori delle segnalazioni di identificarsi quando effettuano una segnalazione. Se, tuttavia, preferiscono non identificarsi, preferiamo ricevere una segnalazione anonima piuttosto che rimanere all'oscuro.
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo, ma insieme a tale diritto abbiamo anche la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere gli eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può costituire un pericolo per la sopravvivenza dell'intera azienda.
Certo. Anzi, ne ha bisogno. I dipendenti sanno esattamente cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare problemi, segnalandola precocemente può contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. Inoltre si possono proporre suggerimenti utili all'evoluzione positiva della cultura e dei risultati aziendali.
Le segnalazioni sono immesse direttamente nel server protetto di EthicsPoint per impedire qualsiasi potenziale violazione della sicurezza. EthicsPoint inoltra tali segnalazioni esclusivamente alle persone che sono state incaricate dall'azienda di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato l'episodio. Queste persone hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.
In alcuni paesi l'azienda può essere tenuta a informare ogni persona interessata da una segnalazione e/o a fornire loro una copia delle informazioni contenute nella segnalazione.
La Alert Line deve costituire un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o comunicare i propri dubbi. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.
Abbiamo scelto uno strumento di segnalazione ottimale che ci consente di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso di proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.
Il sistema EthicsPoint non genera né conserva alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino il PC dell'utente a EthicsPoint. Infatti, per contratto, EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
Se i dipendenti non si sentono a proprio agio a effettuare la segnalazione dal PC aziendale, possono scegliere di utilizzare un PC al di fuori dell'ambiente di lavoro, ad esempio in un Internet café o a casa di un amico, per connettersi al sito Web protetto di EthicsPoint. Questa soluzione viene adottata dalla maggior parte degli utenti, come dimostrano i dati di EthicsPoint secondo i quali le segnalazioni generate durante l'orario d'ufficio sarebbero meno del 12%.
La nostra azienda ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i suoi dipendenti, nessuno escluso. Basta ricordare gli scandali aziendali più recenti per comprendere come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.
Anche se non è obbligatorio, si consiglia vivamente di presentare una segnalazione. La Alert Line consente di preparare e presentare la segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione di fatto regolare piuttosto che ignorare un potenziale comportamento contrario all'etica a causa dell'incertezza di chi ha assistito. Gli operatori della Alert Line aiuteranno l'autore della segnalazione a capire se la questione rilevata debba essere segnalata ai sensi delle normative locali.
La Alert Line e la procedura di distribuzione delle segnalazioni sono progettate in modo che le parti interessate non vengano informate e non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.
Come parte dell'indagine dell'azienda e dove richiesto dalle normative locali, l'azienda può essere tenuta a informare ogni persona interessata da una segnalazione e/o a fornire loro una copia delle informazioni contenute nella segnalazione.
L'azienda non tollererà alcuna "copertura" di una violazione o di un trattamento dannoso o di un'azione di ritorsione nei confronti di qualsiasi dipendente che sollevi un dubbio in buona fede, in conformità con la politica di segnalazione della Alert Line dell'azienda (anche in assenza di negligenza). L'azienda adotterà le misure appropriate per proteggere tali dipendenti nel rispetto delle leggi locali applicabili.
Quando viene effettuata una segnalazione tramite la Alert Line, si riceve un nome utente univoco e viene chiesto di scegliere una password. È possibile tornare nuovamente alla Alert Line, via Internet o per telefono, e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste dai rappresentanti dell'azienda e aggiungere altre informazioni utili a risolvere questioni ancora aperte. Consigliamo di accedere nuovamente al sito entro il periodo di tempo specificato per rispondere alle domande dell'azienda.
Tutte le comunicazioni con la Alert Line sono gestite con lo stesso livello di massima riservatezza della segnalazione iniziale.
È possibile effettuare una segnalazione tramite la Alert Line da qualsiasi computer che può accedere a Internet. La segnalazione può essere effettuata anche da casa. Molti luoghi pubblici, come le biblioteche civiche, dispongono di computer dotati di accesso a Internet. Se non si ha a disposizione un computer o non ci si sente a proprio agio nell'utilizzarne uno, è possibile chiamare la Alert Line al numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.