A Generali Csoport visszaélés-bejelentések kezelésére vonatkozó eljárása

1. Bevezetés

Jelen dokumentum bemutatja a Generali Csoport által a Csoport Magatartási Kódexével összhangban bejelentett visszaélések kezelésére alkalmazott eljárást.

2. Informálisan kezelt bejelentések

A feletteseknek jelentett esetek többségében a bejelentő azt várja el, hogy az esetet a vezető informálisan kezelje, és az nem kerül átadásra más területekhez. Amikor a vezető nem tudja a bejelentést informálisan megoldani, annak komolysága vagy természete miatt, illetve azért, mert nem biztosítható a pártatlanság, a bejelentést az illetékes megfelelőségi vezetőnek(1)továbbíták.

(1) A Csoportszintű Megfelelőségi Szabályzat a Megfelelőségi Területet az operatív funkcióktól független szervezeti egységként határozza meg. A Megfelelőségi Vezető a vállalat igazgatótanácsának tartozik jelentéstételi kötelezettséggel.

3. Bejelentési csatornák

A helyi vezetőségen kívül a Generali Csoport számos más bejelentési csatornát is kínál:

  • Helyi Megfelelőségi Terület
  • Csoportszintű Megfelelőségi Terület
  • A Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonala

4. Elsődleges ügykiosztás

A bejelentés után az ügyet áttekintik, és megállapítják, hogy melyik megfelelőségi vezető lesz illetékes visszaélés-bejelentés kezelése terén.

Az ügyet a Generali Csoport visszaélés-bejelentések kezelésére vonatkozó szabályai szerint osztják ki, ami azt jelenti, hogy a legtöbb eset a helyi vállalati megfelelőségi vezetőhöz kerül, kivéve az alábbi eseteket:

Kire/mire vonatkozik az eset Az esethez kijelölt személy
Felsőszintű vállalatvezetés Régiószintű vagy Csoportszintű Megfelelőségi Vezető
Helyi vagy Régiószintű Megfelelőségi Vezető Csoportszintű Megfelelőségi Vezető
Csoportszintű Megfelelőségi Vezető Generali Assicurazioni igazgatótanácsának elnöke

A Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalán tett bejelentéseket, a fent említett szabályok figyelembevételével az arra legalkalmasabb megfelelőségi vezető számára jelölik ki.

Előfordulhat, hogy a Régiószintű/Csoportszintű Megfelelőségi Vezető nem a bejelentésben szereplő országban tartózkodik, azonban minden információ a helyi jogszabályoknak megfelelően kerül kezelésre.

5. Az esetkijelöléshez szükséges adatok

Bejelentés esetén a bejelentőnek az alábbi információkat kell megadnia az esetkijelölés folyamatának elősegítéséhez:

  1. A bejelentő tartózkodási országa;
  2. Az ország, ahol a bejelentett szabálysértés történt;
  3. A bejelentéssel érintett Generali Csoport tagvállalat;
  4. A bejelentés érinti-e bármely tagvállalat vagy a Csoport felsővezetését.

A fenti információk segítenek továbbá az olyan esetek beazonosításában, ahol a helyi jogszabályok korlátozzák a bejelentési csatornák használatát.

6. Az eset értékelése és kivizsgálása

Az eset értékelése és kivizsgálása a legnagyobb titoktartással történik, a vonatkozó információk pedig szigorúan csak a minimálisan szükséges mértékben kerülnek megosztásra a Megfelelőségi Terület és további személyek között.

Azért végezzük az elsődleges értékelést, hogy az eset az illetékes a Megfelelőségi Területhez kerüljön, és az esetleírás pedig elég részletes legyen a vizsgálat lefolytatásához.

Az elsődleges értékelés elvégzése után a Megfelelőségi Terület megkezdi az eset kivizsgálását, a Belső Ellenőrzés és - szükség esetén - további külső szakértő tanácsadók támogatásával.

7. Jogorvoslati intézkedések

A vizsgálat lefolytatását követően a Megfelelőségi Terület meghatározza a szükséges jogorvoslati intézkedéseket.

Ahol fegyelmi intézkedések alkalmazására van szükség, a Megfelelőségi Terület bevonja a folyamatba az Emberi Erőforrások területet is.

A végső döntéshozatal érdekében minden jogorvoslati intézkedést továbbítanak a vállalat vezérigazgatójának/igazgató testületének.

8. EthicsPoint adatbázis

Az informálisan kezelt esetek kivételével minden Generali Csoporton belül jelentett esetet rögzítenek az EthicsPoint adatbázisban.

Az egyedi esetekhez való hozzáférés ügyenként kerül meghatározásra, és csak a Megfelelőségi Területre, illetve amennyiben erre szükség van, és csak a szükséges mértékben, a kivizsgálás lefolytatásában résztvevő személyekre korlátozódik.

Az EthicsPoint adatbázist egy harmadik fél üzemelteti az Európai Unió területén található szervereken.

9. Jelentéskészítés

Az EthicsPoint adatbázis lehetővé teszi a rendszeres jelentéstételt helyi, regionális és csoport szinten. A jelentések az esetek általános leírására korlátozódnak, beleértve például a beérkezett bejelentések számát állítástípusra vagy országra vetítve.

A jelentés nem tartalmaz az esetekhez kapcsolódó személyes információkat (például az érintett személyek nevét), sem pedig az érintettek személyazonosságát.

10. Az eset lezárása és a személyes adatok eltávolítása

Az eset lezárása után az EthicsPoint adatbázisban tárolt személyes információkat a vonatkozó csoportszabályokkal és helyi előírásokkal összhangban eltávolítják, és csak névtelen információkat őriznek meg jelentéstételi, illetve trendelemzési céllal.

Abban az esetben, ha jogorvoslatra van szükség, vagy ha azt helyi jogszabály előírja, a személyes adatokat az arra jogosult területek megőrizhetik az EthicsPoint adatbázison kívül.

FIGYELEM! Ez a honlap az EthicsPoint biztonsági szerverein fut és nem része a Generali honlapjának vagy intranetes felületének.