GY.I.K

A Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonaláról (EthicsPoint)

Bejelentések – Általános tudnivalók

Bejelentések - Biztonsági tudnivalók

Titoktartás és adatvédelem

A Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonaláról (EthicsPoint)

Mi a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonala?

A Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonala egyike azoknak a bizalmas jelentési eszközöknek, amelyek segítséget nyújtanak a Generali Csoport részére a belső vagy külső szabályokat – ideértve a Generali Csoport Magatartási Kódexét is – esetlegesen megsértő magatartásokkal vagy gyakorlatokkal kapcsolatos aggályok bejelentéséhez.

A segélyvonalat a GCS Compliance Services Europe Ltd. üzemelteti (a Navex Global Inc. leányvállalata http://www.navexglobal.com/company)

A segélyvonal minden olyan ország nyelvén fogad bejelentéseket, ahol a Generali Csoport működik.

Miért van szükség a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalára?

  • A kommunikáció nyitott csatornáinak létrehozásával elősegíthetjük a pozitív és tisztességes munkahelyi környezetet.
  • Egy hatékony bejelentési rendszerrel fokozni tudjuk azokat az egyéb erőfeszítéseinket, amelyekkel elősegíthetjük a feddhetetlenség kultúráját és az etikus döntéshozatalt.
  • A kutatások azt igazolják, hogy a külső cég által működtetett segélyvonalakat/honlapokat rendszeresen használják a munkavállalók vagy harmadik felek, és ez nagyon hatékony módszert jelent a szervezet részére a szabálysértések és etikai vétségek feltárására.

Tehetek bejelentést az interneten keresztül vagy telefonon is? Mit tehetek, ha nincs internet hozzáférésem?

Igen, van rá lehetőség, hogy bizalmas bejelentést tegyen akár telefonon vagy interneten keresztül is.

Ha nincs rá lehetősége, hogy használja az internetet vagy kényelmetlen Önnek a számítógépet használni, hívhatja a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalát, amely az év minden napján 24 órán keresztül rendelkezésére áll.

Tehetek bejelentést névtelenül is?

Azokban az országokban, ahol megengedett, választhat, hogy névvel vagy névtelenül tesz-e bejelentést.

Azonban, még ott is, ahol a névtelen bejelentés megengedett, a Generali Csoport tapasztalatai szerint a bejelentések kivizsgálása akkor a leghatékonyabb, ha a bejelentő személye ismert.

Bejelentések – Általános tudnivalók

Milyen eseteket kellene bejelentenem?

A Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonal rendszere a munkavállalók és harmadik felek számára készült, hogy bejelenthessenek minden olyan gyakorlatot vagy magatartást, amely jóhiszemű megítélésük szerint nem egyeztethető össze vagy nincs összhangban a törvénnyel, a Magatartási Kódexszel, vagy más belső szabályzatokkal.

A jelentéseknek a jogsértés körülményeinek részletes leírását is tartalmazniuk kell.

Mi az, amit NEM ezen a csatornán keresztül kell bejelenteni?

Ne használja a Megfelelőségi Segélyvonalat/webűrlapot életet vagy tulajdont közvetlenül veszélyeztető események jelentésére. Előfordulhat, hogy az ezen a bejelentő felületen keresztül tett bejelentésekre nem érkezik azonnali válasz. Vészhelyzet esetén kérjük, hogy forduljon a helyi hatóságokhoz!

Továbbá, az ügyfeleknek a Generali Csoport termékeivel vagy szolgáltatásaival kapcsolatos panaszait sem ezen a fórumon keresztül kell bejelenteniük, mivel azokat egyedi eljárások szerint kell kezelni (kérjük, tekintse meg a vállalat honlapját vagy a szerződéséhez mellékelt dokumentációt)!

Nem vagyok benne biztos, hogy amit észleltem vagy hallottam az a belső vagy külső szabályok megsértését jelenti-e, vagy etikai problémákat vet-e fel, de számomra nem tűnik helyesnek. Mit tegyek?

Megkérdezheti a vállalat Megfelelőségi Vezetőjét, vagy nyújtsa be bejelentését a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalán keresztül.

Ha munkavállalóként tudomásomra jut bármilyen szabályszegés, jelenthetem azt a felettesemnek, hogy ő foglalkozzon vele a továbbiakban?

Bármilyen aggályával nyugodtan fordulhat közvetlen feletteséhez. Azonban előfordulhatnak olyan körülmények, amikor nem érzi megfelelőnek ezt a bejelentési módszert vagy más csatornák használatát alkalmasabbnak találja. Ezért hoztuk létre a többi csatornát (mint például a Megfelelőségi Terület levelezési- vagy e-mail címeit, amelyek a Csoport vagy vállalat honlapján találhatóak meg) és ezért alakítottunk ki együttműködést a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalával.

Ki máshoz fordulhatok?

A Csoportszintű Megfelelőségi Területet az alábbi elérhetőségeken keresztül éri el:

• by e-mail: concerns.co@generali.com
• postai úton: Group Compliance - Business Integrity -Via Machiavelli, 3, 34132 Trieste, Italy

Miért jelentsem be, ami a tudomásomra jutott? Milyen előnnyel jár ez számomra?

Mindannyiunknak joga van ahhoz, hogy jó munkahelyi környezetben dolgozzunk, és ezzel a joggal az a kötelezettség is együtt jár, hogy korrekt és etikus módon járjunk el mind a munkahelyünkön, mind a harmadik felekkel szemben.

Így jogunk kell, hogy legyen ahhoz is, hogy tájékoztassuk a megfelelő személyeket arról, ha valaki helytelenül cselekszik. A helytelen magatartás veszélyeztetheti a Generali Csoport megítélését, az üzletmenetet és a vállalat jó hírnevét.

A vezetőségnek valóban szüksége van arra, hogy bejelentést tegyek?

Természetesen igen. Valóban szükségük van arra, hogy bejelentést tegyen. Lehet, hogy Ön olyan tevékenységről bír előzetes tudomással, amely aggodalomra adhat okot. Az Ön bejelentése minimálisra csökkentheti a céget, a munkavállalókat vagy harmadik feleket érintő esetleges negatív hatásokat.

Munkavállalóként kell-e tartanom a bejelentés következményeitől?

A Generali Csoport szigorúan tiltja bármilyen megtorló intézkedés alkalmazását azok ellen, akik jóhiszemű bejelentést tettek, tekintet nélkül arra, hogy kit érint a bejelentés.

Mit tegyek, ha valami fontos részlet jut eszembe az eseménnyel kapcsolatban, miután már benyújtottam a bejelentést? Vagy mi történik akkor, ha az esemény kezelésével megbízott személynek további kérdései vannak a bejelentésemmel kapcsolatban?

Amikor benyújt egy bejelentést a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalán vagy a webűrlapon keresztül, kap egy egyedi felhasználónevet és ki kell választania egy jelszót. Így később visszatérhet a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalához vagy a webűrlapra, és elérheti korábbi jelentését, hogy további adatokkal bővítse vagy megválaszolja az esemény kezelésével megbízott személy által feltett kérdéseket és olyan további információkat adjon, amelyek segítik a nyitott kérdések lezárását. Kifejezetten ajánljuk, hogy bizonyos idő elteltével térjen vissza a honlapra az esetleges kérdések megválaszolása érdekében. Ha a névtelen bejelentést választja, egy „névtelenséget biztosító párbeszédben” veheti fel a kapcsolatot a kivizsgálást végző személlyel.

Mi történik, ha a vizsgálat után az aggályaim alaptalannak bizonyulnak?

Az alaptalan vagy indokolatlan bejelentést az illetékes Megfelelőségi Vezető nem veszi figyelembe. A bejelentésekkel kapcsolatos dokumentációt a szükségesnél hosszabb ideig nem őrzik meg.

Mi történik, ha a vizsgálat után az aggályaim megalapozottnak bizonyulnak?

Ha a bejelentés megalapozottnak bizonyul, az illetékes Megfelelőségi Vezető meghatározza az alkalmazandó jogorvoslati intézkedéseket, és a jogszabályok, valamint a belső szabályzatok előírásait figyelembe véve kiértékeli, hogy szükség van-e fegyelmi intézkedésekre. A végső döntés a vezérigazgató vagy az illetékes irányító testület hatáskörébe tartozik.

A bejelentésekkel kapcsolatos dokumentációt a szükségesnél hosszabb ideig nem őrzik meg.

Bejelentések - Biztonsági tudnivalók

Legjobb tudomásom szerint a vállalat számítógépeiről küldött jelentések úgynevezett szerver naplót generálnak, amely megmutatja a számítógépem által felkeresett összes weboldalt. Ez a napló nem azonosít be engem a bejelentés elindítójaként?

Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonal (EthicsPoint) rendszere nem generál, illetve nem tart fenn semmilyen belső kommunikációs naplót vagy IP címet, így nem áll rendelkezésre az Ön számítógépét és a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalát összekapcsoló információ.

Ha a bejelentés megtételéhez nem érzi megfelelőnek a munkahelyi számítógépe használatát, a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalának biztonságos weboldalán keresztül használhat egy munkakörnyezetén kívüli számítógépet is (például amely egy internet kávézóban vagy a barátja házában található stb.).

Aggódom, hogy a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalán megadott információ alkalmas lesz a személyazonosságom megállapítására. Hogyan tudják biztosítani, hogy ez nem fordulhat elő?

A Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonal (EthicsPoint) rendszerét a névtelenség megóvását figyelembe véve tervezték. Azonban, azokban az országokban, ahol a névtelen bejelentés megengedett, névtelenségének megőrzéséhez Önnek – mint bejelentőnek - biztosítania kell, hogy a bejelentés szövege még csak véletlenül se fedje fel a személyazonosságát. Ilyen lehet például: "A Kovács Istvánnal szomszédos panelirodámból..." vagy "33 életévem során...”.

A telefonos segélyvonal is garantálja a névtelenséget?

Igen. Azokban az országokban, ahol a névtelen bejelentés megengedett, megkérik arra, hogy ugyanazokat az információkat adja meg, amelyeket egy internetes bejelentésben is megadna, és a kérdező begépeli válaszait a Generali Csoport Megfelelőségi Segélyvonalának (EthicsPoint) weboldalára. Ezekre a bejelentésekre a továbbítás során ugyanazokat a biztonsági intézkedéseket alkalmazzuk.

Hogyan tudom azonosítani magam?

A webűrlapon van egy személyazonosításra vonatkozó rész.

Ha a Megfelelőségi Segélyvonalat hívja, felfedheti személyazonosságát a kérdezőnek.

Titoktartás és adatvédelem

Bizalmasan kezelik a benyújtott bejelentéseket és adatokat?

Igen. Bármelyik erre kijelölt bejelentési csatornát használja is, bejelentéseit, az esetleges nyomon követéseket, valamint az Ön és az érintett személyek adatait mindig bizalmasan, a legnagyobb fokú diszkrécióval kezelik a Generali Csoport Adatvédelmi Szabályzatának és a vonatkozó adatvédelmi jogszabályoknak a figyelembevételével.

Milyen információt adjak meg a bejelentésben?

Csak a fennálló probléma kivizsgálásához szükséges információkat adja meg, tehát ne adjon ki információt az érintett személyek magánéletéről vagy egyéb bizalmas adatairól (beleértve egészségi állapotukat vagy szexuális életüket), kivéve, ha feltétlenül szükséges vagy közvetlenül kapcsolódik a bejelentéshez. Ezen kívül ne adjon meg információt olyan személyekről, akik nem állnak kapcsolatban a bejelentett aggállyal.

Hova kerülnek ezek a jelentések? Kinek van hozzáférése?

A bejelentéseket közvetlenül a harmadik fél szolgáltató (GCS Compliance Service Europe Ltd.) biztonságos szerverén rögzítik, hogy megakadályozzanak minden lehetséges adatbiztonságra vonatkozó szabálysértést.

Az információt csak olyan személyek nézhetik át és használhatják fel, akiknek a Generali Csoport visszaélés-bejelentések kezelésére vonatkozó eljárásához kapcsolódó munkájuk miatt, illetve a helyi törvények betartása érdekében kell hozzáférniük az adatokhoz. Ezek közé a személyek közé tartozhatnak az Assicurazioni Generali S.p.A-n vagy annak csoport tagvállalatain belül dolgozó megfelelőségi, belső ellenőrzési, emberi erőforrás és jogi területeinek munkatársai, valamint a GCS munkavállalói és technikai munkatársai.

Az információt a GCS Compliance Service Europe Ltd., Assicurazioni Generali S.p.A., valamint a Generali Csoport tagvállalatai tárolhatják.

A bejelentést minden esetben bizalmasan, a Generali Csoport visszaélés-bejelentések kezelésére vonatkozó eljárásával összhangban kezelik, az ezzel kapcsolatos részletek megtalálhatók A Generali Csoport visszaélés-bejelentések kezelésére vonatkozó eljárása c. részben.

Továbbítják-e az információt külföldre is?

Szükség lehet arra, hogy a bejelentés részleteit a Generali Csoporton belül és/vagy annak szaktanácsadói részére külföldre is továbbítsák. Ebben az esetben ez mindig az adatvédelmi jogszabályoknak megfelelően történik, és az Assicurazioni Generali S.p.A. és csoport tagvállalatai megteszik a megfelelő lépéseket az adatok titkosságának biztosításához.

Feltárják-e a jelentés részleteit az abban megnevezett személyek részére?

A probléma igazságos kivizsgálása érdekében szükség lehet arra, hogy tájékoztassák a megvádolt személyt, aki ezáltal megválaszolhatja a bejelentésben foglalt aggályokat.

Minden ésszerű lépést megteszünk az Ön személyazonosságának megóvására.

Hogy férhetek hozzá az általam megadott információkhoz?

Bejelentése benyújtásakor kap egy egyedi személyazonosító számot (PIN) és megkérik arra, hogy adjon meg egy jelszót is. Ezeknek a felhasználásával áttekintheti jelentését és további részleteket adhat hozzá.

Gyakorolhatja az adataihoz való hozzáférési jogát, vagy bizonyos esetekben kérheti, hogy adatait módosítsák vagy töröljék. A kérelem benyújtásához be kell lépnie a rendszerbe, vagy fel kell hívnia a Segélyvonalat. Kérelmét a Generali Csoport Megfelelőségi Vezetőjéhez továbbítják, aki megadja Önnek a kérését kezelő személy elérhetőségét.

FIGYELEM! Ez a honlap az EthicsPoint biztonsági szerverein fut és nem része a Generali honlapjának vagy intranetes felületének.