À propos d’EthicsPoint

Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?

EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX qui permet de soulever, gérer et traiter les plaintes en toute sécurité.

Soulever des plaintes – Généralités

Quels types de problèmes, situations ou préoccupations dois-je signaler ?

Le système EthicsPoint permet de soulever des plaintes concernant :

• Le statut de certification et d’adhésion d’un membre de l’ASI
• La conduite d’un membre de l’ASI
• Le statut d’accréditation d’un cabinet d’audit, d’un auditeur ou d’un spécialiste agréé (y compris la conduite de l’ASI)
• La conduite d’un cabinet d’audit ou d’un commissaire aux comptes relative à un audit
• La conduite d’un spécialiste agréé qui assiste un membre ou une équipe d’audit
• La conduite de l’ASI concernant son processus d’assurance, sa gouvernance, ses règles et ses politiques
• La conduite des personnes impliquées dans la gestion ou la gouvernance de l’ASI (y compris le Conseil d’administration de l’ASI)
• Toute autre question, dont l’ASI considère que la résolution est une question dans laquelle l’ASI devrait s’impliquer.

Si j’observe un problème, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la société pertinente, ou un contact au sein de l’ASI pour les laisser s’en occuper ?

Avant de déposer une plainte, nous vous encourageons à faire des efforts raisonnables pour résoudre la plainte au niveau le plus bas et le plus approprié. Dans la mesure du possible, cela comprend le fait de déposer la plainte directement auprès de l’organisation ou de la personne faisant l’objet de la plainte et de lui donner la possibilité de répondre et/ou de rectifier la situation. Nous comprenons cependant que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de nous associer à NAVEX. Nous préférons que vous signaliez un problème anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.

L’ASI souhaite-t-elle vraiment que je signale mes préoccupations ?

Absolument. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Vos signalements peuvent minimiser l’impact négatif ou continu potentiel de cette activité, et fournir des opportunités pour qu’elle soit traitée et corrigée.

Où vont ces signalements ? Qui peut y avoir accès ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint. NAVEX met uniquement ces signalements à la disposition d’un nombre limité de personnes au sein de l’ASI chargées de les évaluer. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.

Qu’adviendra-t-il de ma plainte ?

Chaque plainte soumise à l’ASI sera soigneusement examinée et recevra une réponse. En général, il existe une gamme de résultats possibles après la soumission d’une plainte :

• Une plainte peut ne pas être dans le champ d’application du mécanisme de plainte de l’ASI ; ou
• Lorsqu’une plainte relève du champ d'application, elle suit les procédures publiées par l'ASI qui peuvent aboutir à une ou plusieurs des situations suivantes :
  
  • Le problème peut être résolu par le dialogue ou la médiation
  • L'ASI peut décider en faveur ou contre la personne qui dépose la plainte
  • Le problème peut être examiné dans le cadre du prochain audit prévu
  • Des mesures correctives peuvent être prises par le répondant, soit volontairement, soit comme l’exige une décision prise dans le cadre du processus de plainte
  • Des procédures disciplinaires peuvent être engagées et des sanctions peuvent être appliquées, qui peuvent inclure la perte de la certification ASI et/ou du statut de membres de l’ASI, ou la perte de l'accréditation ASI pour les auditeurs
  • Si la décision implique une perte de l'adhésion ou de la certification ASI, ou un préjudice grave à des personnes, elle peut faire l’objet d'un appel.

Quelles plaintes ont été déposées jusqu’à présent ?

Lorsque les parties en conviennent, le suivi des plaintes faisant l’objet d’une enquête sera disponible sur le site Site Web de l’ASI, y compris un résumé du ou des problèmes, des étapes et des processus en cours ou utilisés pour résoudre la plainte, ainsi que du ou des résultats obtenus. Le Conseil d’administration de l’ASI sera tenu au courant des plaintes en cours, y compris les recommandations de l’agent des plaintes de l’ASI, d’un juge assesseur ou du Forum consultatif des peuples autochtones pour y remédier.

Sécurité et confidentialité des signalements

Les fichiers journaux du serveur ou les cookies m’identifieront-ils en tant qu’auteur du signalement ?

NAVEX ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses de protocole Internet (IP) et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint.

J’ai peur que les informations que je pourrais fournir à EthicsPoint ne dévoilent en fin de compte mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?

Le système EthicsPoint préserve votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon e-mail précédent sur... » ou « En tant que… »

Que dois-je faire si je souhaite être identifié(e) dans mon signalement ?

Si vous le souhaitez, une rubrique du signalement vous permet de décliner votre identité.

Conseils et bonnes pratiques

Je ne sais pas si je devrais déposer une plainte, mais cela ne me semble tout simplement pas correct. Que faire ?

Signalez le problème. NAVEX peut vous aider à préparer et à déposer votre signalement, de façon à ce qu’il soit parfaitement compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte bénigne plutôt que de laisser perdurer des problèmes.

Que faire si mon supérieur ou d’autres responsables sont impliqués ? Ne vont-ils pas recevoir la réclamationet tenter d’étouffer l’affaire ?

Le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties concernées n’en soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir déposé la plainte ? Que se passe-t-il si l’ASI a d’autres questions à me poser ?

Lorsque vous signalez un problème sur le site Web d’EthicsPoint, vous recevez un numéro unique choisi au hasard, appelé « clé de signalement », et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le service EthicsPoint et accéder au signalement initial pour ajouter des informations ou répondre aux questions posées par l’ASI. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de l’ASI. Vous et l’ASI avez maintenant entamé un « dialogue anonyme » pour faciliter la résolution de la plainte.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?

Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.

Que dois-je faire si j’ai oublié ma clé de signalement ou le mot de passe que j’ai créé ?

En cas de perte de votre clé de signalement ou de votre mot de passe, vous devrez effectuer un nouveau signalement afin de maintenir la confidentialité et la sécurité. Mentionnez alors dans le nouveau signalement qu’il fait référence à un signalement ou une question que vous avez préalablement soumis.