Foire aux questions (FAQ)

À propos de Speak up! et EthicsPoint

Rapports - Généralités

Rapports via le service d'assistance - Généralités

Rapports via le service d'assistance - Sécurité et confidentialité

À propos de Speak up! et EthicsPoint

Qu'est-ce que Speak up! ?

Speak up! est le programme mondial d'Imerys pour le signalement d'actes répréhensibles sur le lieu de travail. Il permet à la direction et aux employé(e)s de s'attaquer à la fraude, aux abus et aux autres comportements répréhensibles sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement de travail positif et en favorisant une culture de l'intégrité.

Chez Imerys, il existe deux canaux de communication ouverts pour signaler un acte répréhensible : via un membre de l'équipe de direction ou un service d'assistance dédié (internet ou téléphone).

Qu'est-ce qu'EthicsPoint ?

EthicsPoint est le nom du service d'assistance dédié (internet et téléphone) géré par une société appelée NAVEX.

Rapports - Généralités

Quels types de situations dois-je signaler ?

Speak up! encourage toute personne à signaler toute violation du code d'éthique et de conduite des affaires d'Imerys ou des lois et réglementations applicables. Cela inclut les menaces pour la sécurité ou la santé, la fraude, les dommages à l'environnement, la corruption, les conflits d'intérêts, la discrimination, le harcèlement, les pratiques anticoncurrentielles et les violations des droits de l'homme.

Si je constate une mauvaise conduite, ne devrais-je pas simplement la signaler à mon/ma responsable hiérarchique ou aux ressources humaines et les laisser s'en occuper ?

Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, enfreint notre code de conduite et d'éthique professionnelle ou les lois et réglementations applicables, nous attendons de vous que vous le signaliez. Idéalement, vous devriez faire part de vos préoccupations à votre responsable hiérarchique ou à un autre membre de votre équipe de direction ou à la fonction de support concernée. Cependant, nous reconnaissons qu'il peut y avoir des circonstances dans lesquelles vous vous sentez mal à l'aise pour signaler le problème de cette manière. C'est pour de telles circonstances que nous avons établi un partenariat avec NAVEX, en utilisant leur service d'assistance dédié EthicsPoint. Nous préférons que vous fassiez votre rapport via ce service d'assistance confidentiel (et de manière anonyme si vous le souhaitez) plutôt que de garder ces informations pour vous.

Je sais que certains individus agissent de manière contraire à l'éthique, mais cela ne me concerne pas. Pourquoi devrais-je prendre la peine de le signaler ?

Imerys promeut un comportement éthique. Toute conduite contraire à l'éthique, à quelque niveau que ce soit, nuit en fin de compte au Groupe et à tous les employé(e)s, y compris vous. Il suffit de considérer ce qui s'est passé dans les récents scandales d'entreprise pour voir les effets désastreux qu'un manquement à l'éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Si vous avez connaissance de tout incident de mauvaise conduite ou de violation de l'éthique, considérez qu'il est de votre devoir, envers vous-même et vos collègues, de le signaler.

La direction veut-elle vraiment que je signale un problème ?

Nous le voulons, bien évidemment. En fait, nous avons besoin que vous signaliez un problème. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, en bien comme en mal. Vous pouvez avoir une première connaissance d'une activité qui peut être source de préoccupation. Vos rapports peuvent minimiser l'impact négatif potentiel sur l'entreprise et nos employé(e)s.

Je ne sais pas si ce que j'ai observé ou entendu est une violation de la politique du Groupe ou implique un comportement contraire à l'éthique, mais cela ne me paraît tout simplement pas juste. Que dois-je faire ?

Signalez votre inquiétude. Idéalement, vous devriez faire part de vos préoccupations à votre responsable hiérarchique ou à un autre membre de votre équipe de direction ou à la fonction de support concernée. Cependant, nous reconnaissons qu'il peut y avoir des circonstances dans lesquelles vous vous sentez mal à l'aise pour signaler le problème de cette manière. C'est pour de telles circonstances que nous avons mis en place un service d'assistance dédié (EthicsPoint) géré par NAVEX. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s'avère inoffensive plutôt que de laisser passer un éventuel comportement contraire à l'éthique.

Rapports via le service d'assistance - Généralités

Quels types de situations dois-je signaler ?

Le service d'assistance n'est PAS destiné à signaler des problèmes mineurs tels que des désaccords sur certaines décisions de gestion.

Le service d'assistance n'est PAS un service d'urgence. N'utilisez pas ce site pour signaler des événements présentant une menace immédiate pour la vie ou les biens. Les rapports soumis via ce service peuvent ne pas recevoir de réponse immédiate. Si vous avez besoin d'une assistance d'urgence, veuillez contacter vos autorités locales.

Puis-je faire signaler un problème en utilisant l'internet ou le téléphone ?

Oui. Ce service d'assistance vous permet de déposer un rapport confidentiel via l'internet ou le téléphone.

Que se passe-t-il après avoir contacté le service d'assistance ?

Une fois que vous aurez soumis un problème par Internet ou par téléphone, vous recevrez une clé de rapport et un mot de passe que vous pourrez utiliser pour assurer le suivi de votre rapport. Ensuite, un résumé électronique est envoyé aux référents centraux du système d'alerte d'Imerys pour examen et pour déterminer les mesures à prendre.

Que faire si je perds ma clé de rapport ou si j'oublie le mot de passe que j'ai créé ?

Pour garantir la sécurité et la confidentialité, si vous perdez votre clé de rapport ou votre mot de passe, vous devrez déposer un nouveau rapport. Mentionnez dans le nouveau rapport qu'il est lié à un rapport que vous avez déjà soumis.

Et si je me souviens de quelque chose d'important à propos de l'incident après avoir déposé le rapport ? Ou si Imerys a d'autres questions à me poser concernant mon rapport ?

Lorsque vous déposez un rapport en ligne ou par l'intermédiaire du centre d'appels, vous recevez un numéro unique et aléatoire appelé « clé de rapport » et vous devez choisir un mot de passe. Vous pouvez revenir au système par internet ou par téléphone et accéder au rapport original pour ajouter plus de détails ou répondre aux questions posées par un représentant de l'entreprise. Nous vous suggérons fortement de revenir sur le site dans le temps imparti pour répondre aux questions de l'entreprise. Vous et le représentant de l'entreprise avez maintenant entamé un « dialogue confidentiel » dans le cadre duquel les situations sont non seulement identifiées, mais peuvent également être résolues, quelle que soit leur complexité.

Puis-je quand même déposer un rapport si je n'ai pas accès à l'internet ?

Vous pouvez déposer un rapport en ligne à partir de n'importe quel ordinateur ayant accès à Internet. Vous pouvez le déposer depuis chez vous. De nombreux lieux publics, y compris la bibliothèque publique, disposent d'ordinateurs connectés à Internet. Si vous n'avez pas accès à un ordinateur ou si vous n'êtes pas à l'aise avec l'utilisation d'un ordinateur, vous pouvez appeler la ligne d'assistance gratuite, qui est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.

Ce service d'assistance n'est-il pas un exemple de quelqu'un qui me surveille ?

Non. Ce service d'assistance est un aspect positif de notre philosophie globale, qui vise à garantir un lieu de travail sûr, sécurisé et éthique. Nous vous encourageons à demander conseil sur les dilemmes éthiques ou à communiquer toute préoccupation. Une communication efficace est essentielle dans le milieu de travail d'aujourd'hui et c'est un excellent outil pour améliorer cette communication.

Rapports via le service d'assistance - Sécurité et confidentialité

Puis-je signaler un problème de manière anonyme ?

Vous pouvez choisir de signaler un problème de manière anonyme, sauf si la loi l'interdit. Dans ce cas, vous ne devez pas inclure d'informations susceptibles de vous identifier personnellement.

Cependant, nous vous encourageons à signaler un problème en vous identifiant car cela facilite l'enquête. Veuillez noter qu'Imerys ne prend aucune mesure de sanction à l'encontre d'une personne ayant fait un rapport de bonne foi.

Si j'ai bien compris, tout rapport que j'envoie à partir d'un ordinateur de l'entreprise génère un journal du serveur qui indique tous les sites Web avec lesquels mon PC se connecte. Ce journal ne m'identifiera-t-il pas en tant que créateur du rapport ?

NAVEX ne génère ni ne conserve aucun journal de connexion interne avec les adresses IP, de sorte qu'aucune information reliant votre PC à EthicsPoint n'est disponible.

Si vous ne vous sentez pas à l'aise pour faire un rapport sur votre ordinateur professionnel, vous avez la possibilité d'utiliser un ordinateur en dehors de votre environnement de travail (tel qu'un ordinateur situé dans un cybercafé ou chez un ami) par le biais du site web sécurisé EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette option, car les données de NAVEX montrent que moins de 12 % des rapports sont générés pendant les heures de bureau.

Puis-je déposer un rapport depuis chez moi et rester anonyme ?

Un rapport effectué à partir de la maison, de l'ordinateur d'un voisin ou de tout portail Internet restera sécurisé et anonyme. Un portail Internet n'identifie jamais un visiteur par son nom d'écran et le système EthicsPoint supprime les adresses Internet afin de préserver totalement l'anonymat.

Je crains que les informations que je fournis à EthicsPoint ne révèlent finalement mon identité. Comment pouvez-vous m'assurer que cela n'arrivera pas ?

Le système EthicsPoint protège votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez conserver l'anonymat, vous devez, en tant que déclarant, vous assurer que le corps du rapport ne révèle pas votre identité par accident. Par exemple, « De mon box à côté de Jan Smith ... » ou « Au cours de mes 33 années d'expérience ... ».

Le service d'assistance téléphonique gratuit est-il également confidentiel et anonyme ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que celles que vous fourniriez dans un rapport sur Internet et un enquêteur saisira vos réponses sur le site Web d'EthicsPoint. Ces rapports font l'objet des mêmes mesures de sécurité et de confidentialité lors de leur transmission.

Où vont ces rapports ? Qui peut y accéder ?

Les rapports sont saisis directement sur le serveur sécurisé EthicsPoint. NAVEX ne communique ces rapports qu'à des personnes spécifiques au sein du groupe Imerys (appelées les référents centraux du système d'alerte d'Imerys) qui sont chargées d'évaluer le rapport, en fonction du type de violation et du lieu de l'incident. Chaque personne ayant reçu ce rapport a été formée à la confidentialité de ce rapport.

Que faire si mon/ma responsable ou d'autres responsables sont impliqué(e)s dans une violation ? Ne vont-ils pas recevoir le rapport et commencer à étouffer l'affaire ?

Le système EthicsPoint et la distribution des rapports garantissent que les parties impliquées ne sont pas notifiées ou n'ont pas accès aux rapports dans lesquels elles ont été nommées.

Les suivis des rapports sont-ils aussi protégés que le premier ?

Tous les échanges avec EthicsPoint sont traités avec la même rigueur que le rapport initial, dans le respect de la confidentialité.