On OK puhua, jos sinusta tuntuu, että jokin asia voi vahingoittaa yritystä, työtoveria tai itseäsi. Jos tällainen tilanne ilmenee, on tärkeää, että ryhdyt toimiin. Älä koskaan anna asian olla, vaikka et olisi siitä varma.

On olemassa erilaisia tapoja ja tasoja tuoda huolenaihe esiin. Valitse tapa sen mukaan, minkälainen huolenaihe sinulla on ja kuinka helppoa sinusta on tuoda se esiin.

• Anna mieluiten palautetta asianomaiselle henkilölle. Pienet ongelmat on lähes aina parasta hoitaa tällä tavalla.
• Uskotko, että tilannetta ei voida ratkaista tällä tavalla tai että kyseessä on vakavampi ongelma? Käänny esihenkilösi tai hänen esihenkilönsä puoleen. Voit myös keskustella HR:n tai konsernin etiikka- ja vaatimustenmukaisuusvastaavan kanssa*. Heidän tehtävänsä on kuunnella ja ryhtyä asianmukaisiin toimiin.
  *Sinulla voi olla paikallisesti myös muita vaihtoehtoja, kuten luottamushenkilöt tai työsuojeluvaltuutetut. Sisäisen ilmoituksen tekemisen lisäksi paikallinen laki voi tarjota mahdollisuuden tehdä ilmoituksen paikallisille viranomaisille.
• Epäiletkö, että turvallista, oikeudenmukaista ja luotettavaa työympäristöämme, käytäntöjämme tai lakia mahdollisesti rikotaan? Eikö sinusta tunnu mukavalta ryhtyä johonkin edellä mainituista toimista? Jos näin on, sinun kannattaa käyttää SHV:n Speak Up -palvelua.

SHV:n Speak Up -palvelu on sinua varten. Sen kautta voit ilmaista huolenaiheita mahdollisista rikkomuksista seuraaviin liittyen:

• SHV:n, konsernin tai yhtiön käytännöt ja ohjeet
• mahdollisesti sovellettavat käytännesäännöt
• paikalliset lait, säännöt tai määräykset.

Esimerkkejä ovat lahjonta, häirintä, petos tai alkoholin väärinkäyttö. Tiedä, että otamme mielellämme vastaan kaikki hyvässä uskossa esitetyt huolenaiheet, vaikka ilmoitus osoittautuisikin perusteettomaksi. Luotamme, että käytät palvelua oikein ja vastuullisesti.

Jokainen, joka kokee tai epäilee, että jokin asia ei ole kunnossa, voi ilmaista huolensa Speak Up -palvelun kautta. Tämä koskee työntekijöitä, alihankkijoita, entisiä työntekijöitä, liikekumppaneita ja asiakkaita.

Arvostamme mielipidettäsi. Siksi SHV tarjoaa erilaisia kanavia huolenaiheille, jotka eivät sovellu Speak Up -palveluun.

• Jos olet eri mieltä johdon päätöksistä, kuten ylennyksistä, uudelleenjärjestelyistä ja palkkaneuvotteluista → ota yhteyttä esihenkilöösi tai HR:ään. Jos nämä päätökset rikkovat käytäntöjämme tai lakia, käytä Speak Up -palvelua.
• Jos kyseessä on välitön uhka → soita hätänumeroon.

Voit käyttää Speak Up -palvelua kahdella tavalla:

• Soita Speak Up -puhelinlinjalle
  • Kun soitat Speak Up -puhelinlinjalle, voit valita kielen ja puhua edustajan kanssa (tulkin välityksellä). Hän kuuntelee ja voi esittää lisäkysymyksiä.
  • Napsauta SHV:n Speak Up -palvelun etusivulla olevaa ”Kerro huolenaiheesta puhelimitse” (Share a concern by phone) -painiketta löytääksesi oman maasi puhelinnumeron. Puhelut ovat maksuttomia, ja ne toimivat ympäri vuorokauden vuoden jokaisena päivänä.
• Lähetä ilmoitus Speak Up -sivustolla
  • Ilmoita huolenaiheesi SHV:n Speak Up -palvelun etusivulla olevan ”Kerro huolenaiheesta verkossa” (Share a concern online) -painikkeen kautta. Sinulta kysytään useita kysymyksiä ennen kuin voit lähettää lomakkeen.

Jaa huolenaiheesi Speak Up -sivuston kautta. Mainitse ilmoituksessa, että puhelinnumero ei toiminut tai sijaintisi ei ollut luettelossa, jotta voimme korjata asian.

Kaikkiin puheluihin vastaavat riippumattomat ulkopuoliset edustajat NAVEX-yhtiöstä, joka tarjoaa Speak Up -puhelinlinjan ja -verkkosivuston SHV Holdingsin puolesta. He lähettävät yhteenvedon puhelustasi SHV:n Speak Up -tiimille.

NAVEX tarkistaa ensin kaikki verkossa tehdyt ilmoitukset ja lähettää ne sitten SHV:n Speak Up -tiimille.

Kun lähetät ilmoituksen, anna mahdollisimman paljon tietoa. Ole mahdollisimman tosiasiallinen. Näihin kysymyksiin vastaaminen auttaa huomattavasti:

• Mitä tapahtui?
• Missä se tapahtui?
• Milloin se tapahtui?
• Onko tämä jatkuva ongelma?
• Keitä siihen liittyy?
• Oliko todistajia?
• Mitä todisteita on saatavilla?

Arvostamme nimesi ja yhteystietojesi jakamista. Se helpottaa tutkintaa. Jos et halua kertoa henkilöllisyyttäsi, voit ilmoittaa huolenaiheestasi nimettömänä. Nimettömiin ilmoituksiin suhtaudutaan samalla vakavuudella. Joskus nimettömiä ilmoituksia on kuitenkin vaikeampi tutkia. Nimettömyys voi vaikeuttaa tutkintaa, jos meillä ei esimerkiksi ole riittävästi tietoja ja meidän on otettava sinuun yhteyttä lisätietojen saamiseksi.

Pidämme sinut turvassa monin eri tavoin:

Nimettömyys

Takaamme, että ilmoituksesi käsitellään nimettömänä:

• NAVEX varmistaa, että puhelusi ei ole jäljitettävissä.
• NAVEX takaa, että mikään IP-osoitetieto ei johda takaisin sinuun.
• Tietokoneeltasi lähtevät Speak Up -ilmoitukset saapuvat suojatun Internet-portin kautta, eivätkä ne ole jäljitettäviä tai näytä käyttäjänimiä.
• NAVEX ei käytä tietoja mihinkään muuhun kuin niiden toimittamiseen SHV:lle tätä tarkoitusta varten.

Luottamuksellisuus

SHV jakaa tietoja vain niille henkilöille, joilla on tarve tietää ne.

Tutkimuksissa keskitytään tosiasioihin. SHV:n Speak Up -tiimi tarkistaa ensinnäkin, että pitääkö väite paikkansa, ja toisekseen, että onko turvallista, oikeudenmukaista ja luotettavaa työympäristöä, lakia tai määräyksiä rikottu. Suoritamme tutkimuksemme riippumattomasti, oikeudenmukaisesti ja puolueettomasti. Kunnioitamme kaikkia osapuolia.

Vastatoimien kieltäminen

Jos joku yrittää vahingoittaa sinua sen jälkeen, kun olet kertonut huolenaiheestasi, kyseessä on vastatoimi. Se voi olla hyvin hienovaraista ja jopa tahatonta.

Meillä on vastatoimet kieltävä käytäntö. Näin ollen kaikkia huolenaiheista ilmoittavia on kohdeltava ikään kuin mitään ilmoitusta ei olisi tehty. Sillä ei ole merkitystä, osoittautuuko huolenaihe myöhemmin perusteettomaksi, virheelliseksi tai harhaanjohtavaksi

Jos uskot joutuneesi jonkinlaisen vastatoimen kohteeksi, ilmoita siitä suoraan johdolle tai Speak Upin kautta. Täytä uusi lomake tai lisää viesti jo olemassa olevaan ilmoitukseen.

Valitettavasti saamme toisinaan ilmoituksen, joka ei ole vain väärä, vaan tarkoituksellisesti väärä. Tiedosta, että reagoimme tiukasti myös Speak Upin väärinkäyttöön.

Jos olet jakanut huolenaiheen Speak Up -palvelun avulla, voit odottaa seuraavia vaiheita.

1. Käsittely ja siirto: NAVEX-tiimin jäsen käsittelee ilmoituksesi riippumattomasti ja lähettää sen turvallisesti SHV:n Speak Up -tiimille.
2. Alustava tarkastelu: SHV:n Speak Up -tiimi on täysin riippumaton ja osaa arvioida ilmoituksesi.
3. Tapauksen käsittelijän määrittäminen: SHV:n Speak Up -tiimi osoittaa ilmoituksesi henkilölle, joka on sopivin käsittelemään sitä. Etiikka- ja vaatimustenmukaisuusosasto valvoo, että asia käsitellään oikeudenmukaisesti ja nopeasti.
4. Tutkimus ja toimenpiteet: Tapauksen käsittelijä tutkii ilmoituksesi ja tekee parhaansa ymmärtääkseen kaikki tapahtumiin liittyvät tosiasiat. Tarvittaessa ryhdymme asianmukaisiin toimiin, kuten neuvonantoon, tilanteen parantamiseen, turvatoimien lisäämiseen tai virallisen varoituksen antamiseen.
5. Palaute sinulle ilmoittajana: Annamme sinulle säännöllisesti päivityksiä tutkinnan aikana. Ilmoitamme myös, kun tutkimus on saatu päätökseen. Soita puhelinlinjalle tai kirjaudu Speak Up -sivustolle ilmoitusavaimellasi pysyäksesi ajan tasalla.

Yrityksesi tutkii huolenaiheesi riippumattoman tapauskäsittelijän kanssa. Se voi olla joku organisaation sisällä, riippumaton henkilö tai yrityksen ulkopuolinen taho. Tapaus käsitellään vähintään yhtä johtotasoa ylempänä kuin se, jossa raportoitu huolenaihe ilmenee.

Kun olet täyttänyt Speak Up -ilmoituksen puhelimitse tai verkossa, pyydämme sinua myös seuraamaan sen edistymistä. Teemme parhaamme pitääksemme sinut ajan tasalla, mutta emme voi aina antaa lisätietoja tietosuojasäännösten vuoksi.

Saat yksilöllisen koodin, jota kutsutaan ilmoitusavaimeksi. Sinua pyydetään myös luomaan salasana. Voit käyttää tätä ilmoitusavainta ja salasanaa palataksesi Speak Up -puhelinlinjalle tai -verkkosivustolle tarkistaaksesi ilmoituksesi tilan tai antaaksesi lisätietoa.

Saat ilmoitusavaimen ilmoituksen lähettämisen jälkeen, ja sinua pyydetään luomaan salasana.

Jos kadotat tai unohdat ilmoitusavaimesi tai salasanasi, toimi seuraavasti: Tee uusi ilmoitus ja mainitse, että se liittyy aiemmin tekemääsi ilmoitukseen. Emme voi noutaa ilmoitusavainta tai salasanaa puolestasi yksityisyytesi turvaamiseksi.

SHV on tehnyt sopimuksen NAVEXin kanssa. Kyseessä on kansainvälisesti toimiva yritys, joka tarjoaa turvallisia, luottamuksellisia puhelin- ja verkkopohjaisia järjestelmiä.

NAVEXin ansiosta voit ilmoittaa helposti turvallisen, oikeudenmukaisen ja luotettavan työympäristömme, lain tai määräysten rikkomisesta.

Speak Up -puhelinlinja ja NAVEXin raportointisivusto ovat käytettävissä vuorokauden ympäri seitsemänä päivänä viikossa. Se tarjoaa tulkkauspalveluja puhelinsoittoihin ja verkossa ilmoittamisen eri kielillä.

NAVEXin vastuualueet ovat seuraavat:

• Se tarjoaa puhelin- ja verkkopohjaisia vaihtoehtoja, joiden kautta ihmiset voivat ilmoittaa turvallisen, oikeudenmukaisen ja luotettavan työympäristön, lain tai määräysten mahdollisista rikkomuksista.
• Se suojaa niiden ilmoittajien henkilöllisyyden, jotka haluavat pysyä nimettöminä.
• Se tarjoaa tulkkauspalveluja ilmoittajille, jotka haluavat tehdä ilmoituksen muulla kuin englannin kielellä.
• Se välittää kaikki ilmoitetut huolenaiheet SHV:n Speak Up -tiimille tutkimista ja jatkokäsittelyä varten.
• Se mahdollistaa SHV:n Speak Up -tiimin yhteyden pitämisen nimettömänä pysyttelevään ilmoittajaan toimimalla välittäjänä.

NAVEXin tehtävänä EI ole ryhtyä toimiin huolenaiheiden ratkaisemiseksi. Huolenaiheen käsittelystä vastaa SHV:n Speak Up -tiimi.

Speak Up on ennen kaikkea osa kulttuuriamme. Speak Upin avulla luomme turvallisen, oikeudenmukaisen ja luotettavan työympäristön. Yhdessä. Se auttaa meitä puuttumaan mahdollisiin ongelmiin nopeasti. Esihenkilönä sinulla on tärkeä rooli Speak Up -kulttuurin edistämisessä tiimissäsi.

Jos haluat tietää miten, nämä vinkit voivat olla hyödyllisiä:

Puhu siitä

• Ole käytettävissä ja keskustele työntekijöiden kanssa säännöllisesti, jotta he tottuvat siihen
• Puhu "me"-muodossa
• Anna rehellistä palautetta

Välitä ja toimi

• Kuuntele (avoimin mielin)
• Toimi reilusti ja luotettavasti
• Selitä päätöksesi
• Pyydä muilta heidän ideoitaan ja mielipiteitään

Näytä esimerkkiä

• Puutu vastakkainasetteluihin sekä epämiellyttäviin tai sopimattomiin tilanteisiin
• Pohdi omaa käyttäytymistäsi ja sitä, miten kielenkäyttösi tai käyttäytymisesi voi vaikuttaa muihin.
• Ota vastuu ja kerro avoimesti tekemistäsi virheistäsi.

Jos työntekijä kertoo huolenaiheestaan, se on todennäköisesti ollut hänen mielessään jo pidempään. Rohkaise ja kiitä asian esilletuomisesta. Speak Upissa on kyse yhtä paljon puhumisesta kuin kuuntelemisesta.

Toimi seuraavien vinkkien mukaisesti:

• Varaa aikaa tai suunnittele tarvittaessa kokous.
• Kuuntele tarkasti ja myös näytä kuuntelevasi.
• Tee yhteenveto varmistaaksesi, että ymmärsit asian.
• Varmista alla olevan tarkistuslistan avulla, että sinulla on kaikki tarvittavat tiedot.
• Kiitä työntekijää asian jakamisesta.
• Selitä, mitkä ovat seuraavat vaiheet ja milloin olette uudelleen yhteydessä.
• Suhtaudu keskusteluun kunnioittavasti ja pidä se luottamuksellisena.

Tarkistuslista: Varmista, että saat kaikki tarvittavat tiedot

• Mitä tapahtui?
• Missä se tapahtui?
• Milloin se tapahtui?
• Onko tämä jatkuva ongelma?
• Keitä siihen liittyy?
• Oliko todistajia?
• Mitä todisteita on saatavilla?

Tarkista myös esihenkilöille suunnatuista ohjeista, mihin toimiin tulisi ryhtyä.

Jos joku kertoo huolenaiheestaan, osoita ryhtyväsi toimiin ja käsittele asiaa luottamuksellisesti ja kunnioittavasti. Selitä, mitä tietoja jaat ja kenen kanssa. Varmista, että työntekijä ymmärtää mahdolliset seuraukset.

Luottamuksellisuus on otettava huomioon kaikissa vaiheissa. Varmista, että ilmoitat asiasta vain niille henkilöille, joilla on tarve tietää. Pidä huolenaiheesta ilmoittaneen nimi ja henkilöllisyys mahdollisuuksien mukaan luottamuksellisina. Jaa nimet vain, jos se on ehdottoman välttämätöntä jatkotoimien kannalta.

Jos ymmärrät täysin jaetun huolenaiheen, voit arvioida, pystytkö käsittelemään ilmoituksen itse. Jos olet epävarma, pyydä tukea.

Tarkistuslista: Kysymykset eskalaation harkitsemista varten

• Liittyvätkö yrityksen ylemmät toimihenkilöt asiaan?
• Liittyykö se petokseen tai kirjanpitoon?
• Onko yrityksen maine, integriteetti, toiminta tai talous vakavasti vaarassa?
• Onko oikeudenmukainen turvallinen ja luotettava työympäristö vakavasti vaarassa?
• Kierretäänkö tavanomaisia menettelyjä tai tarkastuksia tarkoituksellisesti?

Jos vastaat myöntävästi yhteen tai useampaan kysymykseen, suosittelemme, että pyydät tukea. Voit esimerkiksi kääntyä henkilöstöhallinnon, etiikka- ja vaatimustenmukaisuusosaston, lakiasiainhallinnon tai ylimmän johdon puoleen.

Jos olet varma, että eskalointi ei ole tarpeen, voit hoitaa asian itse.

1. Harjoita avointa viestintää kaikissa asioissa, mutta pidä luottamuksellisuus mielessä.
   
   Tämä tarkoittaa, että olet avoin sen suhteen, kenelle puhut ja mistä puhut. Mitkä toimenpiteet aiot toteuttaa ja miksi. Jos haluat parantaa, muuttaa tai käsitellä jotakin asiaa, viestintä on aina ensimmäinen askel. Tämä pätee mihin tahansa aiheeseen, oli se sitten suuri tai pieni. Tämä on toimintasi perusta.

2. Varmista, että ilmoitat työntekijälle suunnitelluista toimista, mutta pidä samalla mielessä asianosaisten yksityisyys.
   
   Kun olet suorittanut toimenpiteet, ilmoita työntekijälle lopputuloksesta. Osoita, että olet ryhtynyt toimiin ja pidät yhteyttä. Jos harkitset kurinpitotoimia, ota yhteyttä henkilöstöhallintoon.

3. Jos kaikki asiat on hoidettu, kerro siitä työntekijälle luottamuksellisessa keskustelussa.
   
   Kiitä häntä uudelleen ilmoittamisesta. Ilmaise toivovasi, että saavutettu ratkaisu on tyydyttävä. Tai selitä lopputulos selkeästi. Arvioi prosessia kaikkien osapuolten kanssa. Näin voimme jatkuvasti parantaa Speak Up -kulttuuriamme ja -menettelyjämme. Varmista, että ongelma ei toistu, vastatoimia* ei tapahdu ja että työntekijä saa tarvitsemansa huolenpidon. Tämä seuranta varmistaa jokaisen turvassa ja terveenä pysymisen.
   
   * Kyse on vastatoimista, jos joku kohtelee työntekijää epäsuotuisammin sen vuoksi, että tämä on kertonut huolenaiheestaan.

Tarkista myös esimiehille suunnatuista ohjeista, mihin toimiin tulisi ryhtyä.

Jos olet pohtinut kysymyksessä 4 kuvattuja asioita ja tarvitset kollegojesi tukea, harkitse ensin työntekijälle ilmoittamista.

Valitse ongelman luonteesta riippuen sopivin yhteyshenkilö. Ota asiat esille eri tahojen kanssa seuraavasti:

• henkilöstöhallinnon aiheet (kuten sovittelu, valmennus/koulutus, kurinpitotoimenpiteet) > henkilöstöhallinto
• lainsäädännön tai käytäntöjen rikkomukset (kuten lahjonta, korruptio, sopimuskysymykset) > etiikka- ja vaatimustenmukaisuus- ja/tai lakiosasto
• kirjanpitoasiat tai varojen väärinkäyttö (kuten petokset, kavallukset, varkaudet) > sisäinen tarkastus
• muut aiheet > ylempi johto.

Jos eskaloit huolenaiheen, neuvottele tämän osaston kanssa seuraavista toimista. Jaa tehtävät ja ilmoita siitä työntekijälle.

Jos voit sulkea ilmoituksen, ilmoita siitä työntekijälle luottamuksellisessa keskustelussa. Kiitä häntä uudelleen ilmoittamisesta. Ilmaise toivovasi, että saavutettu ratkaisu on tyydyttävä. Tai selitä odotettu lopputulos selkeästi. Kysy työntekijältä, onko jälkihoidolle tarvetta.

Meillä on vastatoimien vastainen käytäntö varmistaaksemme, että jokainen voi ilmoittaa huolenaiheistaan turvallisesti. Paras ennaltaehkäisy on pitää ilmoittajan henkilöllisyys luottamuksellisena. Muuten vastatoimia voi ilmetä.

Jos joku kohtelee työntekijää epäsuotuisammin sen vuoksi, että hän on kertonut huolenaiheestaan, kyseessä on vastatoimi. Se voi olla hyvin hienovaraista ja jopa tahatonta. Tämä tarkistuslista voi auttaa sinua tunnistamaan vastatoimet:

• Onko työntekijä suljettu pois tai jätetty ulkopuolelle?
• Onko työntekijä siirretty epäsuotuisampaan työvuoroon?
• Eikö työntekijää harkita ylennystä tai projektia varten?
• Onko palkkaa tarkistettu, esim. bonus evätty?
• Onko työntekijä vitsien tai häirinnän kohteena?
• Onko työntekijä irtisanottu?

Kaikkia huolenaiheista ilmoittavia on kohdeltava ikään kuin mitään ilmoitusta ei olisi tehty. Esihenkilönä sinulla on tärkeä rooli vastatoimien ehkäisemisessä ottamalla luottamuksellisuuden erittäin vakavasti.

Jos uskot, että sinuun tai työntekijääsi on kohdistunut minkäänlaista vastatoimintaa, käsittele asia oikeudenmukaisesti ja kunnioittavasti. Keskustele vastatoimiin ryhtyneiden henkilöiden kanssa. Selitä, että on tärkeää puhua huolenaiheista, sillä se auttaa ylläpitämään turvallista, oikeudenmukaista ja luotettavaa työympäristöä.

Jos tarvitset apua, älä pyri ratkaisemaan asiaa itse, vaan pyydä apua. Oma esihenkilösi, HR tai konsernin etiikka- ja vaatimustenmukaisuusvastaavat ovat käytettävissäsi ohjausta ja tukea varten.Jos tarvitset asiantuntija-apua, voit pyytää sitä miltä tahansa asiaankuuluvalta asiantuntijataholta, kuten lakiosastolta, sisäisestä tarkastuksesta, IT-osastolta tai vahinkojen ennaltaehkäisystä. Jos sinulla ei ole ketään, jonka puoleen kääntyä, voit kertoa huolesi itse Speak Up -palvelun kautta.