Preguntas frecuentes
Acerca de EthicsPoint
Presentación de denuncias: aspectos generales
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Consejos y prácticas recomendadas
Acerca de EthicsPoint
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de denuncias completa y confidencial creada por NAVEX para ayudar a la dirección y a los empleados a colaborar frente al fraude, los abusos y otras malas conductas en el trabajo, y que permite al mismo tiempo cultivar un entorno de trabajo positivo.
¿Por qué es necesario un sistema como EthicsPoint?
- Nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales de comunicación abiertos, podemos promover un ambiente de trabajo positivo y maximizar la productividad.
- Un sistema eficaz para presentar denuncias aumentará la eficacia de nuestros demás esfuerzos para impulsar una cultura de integridad y de toma de decisiones ética.
Presentación de denuncias: aspectos generales
¿Puedo denunciar por Internet o por teléfono?
Sí. Con EthicsPoint, tiene la posibilidad de realizar una denuncia confidencial y anónima a través de Internet.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
EthicsPoint está diseñado para que los empleados puedan denunciar cualquier infracción de nuestro código de conducta o cualquier otro asunto que pudiera preocuparles.
Si presencio una infracción, ¿no debería simplemente denunciarla a mi superior, al personal de seguridad o a Recursos Humanos y dejar que sean ellos los que se ocupen del problema?
Si observa alguna conducta que considere que infringe nuestro código de conducta, esperamos que la denuncie. Lo ideal sería que, en efecto, informara de cualquier preocupación a su superior directo o a otro miembro del equipo de dirección. Sin embargo, sabemos que pueden darse circunstancias en las que no se encuentre cómodo denunciando el problema de esta forma. Es por este tipo de circunstancias por las que hemos decidido asociarnos con NAVEX. Preferimos que denuncie el problema de forma anónima a que se calle la información.
¿Por qué debo denunciar sobre lo que sé? ¿Qué gano yo con esto?
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si todos colaboramos, podremos mantener un entorno laboral saludable y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar la propia subsistencia de toda una empresa.
¿La dirección de la empresa desea realmente que yo denuncie?
Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, lo bueno y lo malo. Es posible que se entere de una actividad que pueda llegar a ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo sobre la empresa y sus trabajadores. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el rendimiento corporativos.
¿Dónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX pone estas denuncias solo a disposición de las personas específicas de la empresa que se encargan de evaluarlas, según el tipo de infracción y la ubicación en la que tiene lugar el incidente. Cada una de estas personas ha recibido la formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad.
¿No es este un sistema de vigilancia?
No. EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía general que nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le animamos a buscar ayuda ante un dilema ético, así como a enviarnos sugerencias positivas o trasladarnos cualquier motivo de preocupación. La comunicación eficaz es fundamental en el entorno laboral actual, y este sistema es una herramienta excelente para mejorar dicha comunicación.
Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y mantener al mismo tiempo un entorno positivo para la presentación de denuncias.
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Entiendo que cualquier denuncia que envíe desde un ordenador de la empresa genera un registro de servidor que muestra todos los sitios web a los que se conecta mi ordenador; ¿este registro no me identifica como creador de la denuncia?
NAVEX no genera ni mantiene ningún registro interno de conexión con las direcciones IP; por lo tanto, no habrá información que vincule su ordenador con EthicsPoint.
Si no se siente cómodo realizando una denuncia en el ordenador del trabajo, puede hacerlo desde uno externo al entorno laboral (como en una cafetería con acceso a Internet, en casa de un amigo, etc.) mediante el sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, puesto que los datos de NAVEX indican que menos del 12 % de las denuncias se generan durante el horario de trabajo.
¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?
Las denuncias presentadas desde su casa, desde el ordenador de un vecino o desde cualquier portal de Internet se registrarán de forma segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato está totalmente garantizado.
Me preocupa que la información que facilite a EthicsPoint acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a ocurrir?
El sistema de EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como denunciante debe asegurarse de que el contenido de la denuncia no revele su identidad por error. Por ejemplo, “Desde mi cubículo, junto a Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.
¿Qué pasa si quiero identificarme en mi denuncia?
Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.
Consejos y prácticas recomendadas
Tengo constancia de que hay personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?
Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta poco ética, sea del nivel que sea, en última instancia acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados, y eso le incluye a usted. Solo tiene que recordar lo que sucedió en recientes escándalos corporativos para darse cuenta de los desastrosos efectos que un pequeño error de ética aparentemente inofensivo puede tener en una empresa con buena gestión hasta entonces. Por ello, si tiene conocimiento de algún incidente de conducta inapropiada o infracción del Código ético, es su deber denunciarlo, por usted mismo y también por sus compañeros.
No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una infracción de las políticas de la empresa o de si se puede considerar una conducta poco ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?
Presentar una denuncia. NAVEX puede ayudarle a preparar y presentar su denuncia para que se pueda entender de la forma adecuada. Preferimos que denuncie una situación que finalmente resulte inofensiva antes de dejar que un comportamiento potencialmente no ético no sea investigado porque no estaba seguro.
¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?
El sistema EthicsPoint y su distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación alguna ni puedan acceder a las denuncias en las que puedan haber sido nombradas.
¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? O ¿qué pasa si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre la denuncia?
Cuando presenta una denuncia a través del sitio web o el centro de llamadas de EthicsPoint, recibe un clave de denuncia exclusiva, asignada de forma aleatoria, llamada “clave de denuncia” y se le pide que elija una contraseña. Puede volver al sistema de EthicsPoint a través de Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más información o responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio en el plazo especificado para contestar a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa habrán iniciado un “diálogo anónimo” en el que no solo se identifican situaciones, sino que también se pueden resolver, con independencia del grado de complejidad que entrañen.
¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?
Toda la correspondencia mantenida a través de EthicsPoint se mantiene bajo el mismo nivel estricto de confidencialidad que la primera denuncia, preservando el anonimato de los denunciantes en todo momento.
¿Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia o me olvido de la contraseña generada?
Para asegurar que se mantengan la seguridad y la confidencialidad, si pierde la contraseña o la clave de denuncia, se le pedirá que presente una nueva denuncia. Deberá mencionar en su nueva denuncia que el problema está relacionado con otra denuncia o pregunta ya presentada.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar una denuncia a EthicsPoint desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Puede hacerlo desde su casa. Muchos lugares públicos, incluidas las bibliotecas públicas, disponen de ordenadores con acceso a Internet. Si no tiene acceso o no se siente cómodo usando un ordenador, puede llamar sin coste alguno a la línea directa gratuita de EthicsPoint, disponible las 24 horas al día, los 365 días del año.