Preguntas frecuentes
Acerca de la Línea Ética Presentación de denuncias: aspectos generales Seguridad y confidencialidad de las denuncias Consejos y prácticas recomendadasAcerca de la Línea Ética
¿Qué es la Línea Ética?
La Línea Ética de ITP Aero es un servicio que proporciona la empresa para que cualquier persona (empleados, clientes, proveedores o miembros del público en general) pueda plantear preguntas o inquietudes acerca de cuestiones éticas, o bien realizar un seguimiento de las ya formuladas.
¿Quién gestiona la Línea Ética?
EthicsPoint, una empresa independiente, se encarga del funcionamiento de la Línea Ética. El que EthicsPoint sea independiente de ITP Aero tiene por objeto ofrecer a los empleados un grado extra de comodidad y seguridad de que sus denuncias se mantendrán confidenciales. Después de algunas acciones llevadas a cabo por EthicsPoint, los casos se envían al equipo de Ética y Cumplimiento de ITP Aero, a cargo de su gestión interna: evaluación, investigación y plan de acción en caso necesario.
¿Por qué tenemos una Línea Ética?
En ITP Aero tenemos el compromiso de crear y mantener un entorno en el que pueda plantear preguntas o inquietudes acerca de ética empresarial sin miedo a represalias. Como muchas grandes empresas, ITP Aero proporciona la Línea Ética como un servicio opcional para que los empleados y partes interesadas planteen preguntas o inquietudes acerca de cuestiones relacionadas con nuestro Código de conducta. Aunque la mayoría de las preguntas e inquietudes de los empleados se pueden resolver fácil y oportunamente si los tratan directamente con sus superiores o a través de los demás canales definidos en la Política de gestión de denuncias de ITP Aero, la Línea Ética ofrece una forma adicional de obtener ayuda en caso de que no se sientan cómodos exponiendo sus preguntas o inquietudes a la dirección de la empresa. La Línea Ética no pretende sustituir a las conversaciones entre empleados y sus superiores, especialistas o Local Ethics Advisors (LEAs), sino proporcionar un recurso adicional a los empleados.
Presentación de denuncias: aspectos generales
¿Puedo denunciar por Internet o por teléfono?
Sí. EthicsPoint le permite denunciar de forma confidencial y anónima por teléfono o por Internet.
¿Cuándo debo usar la Línea Ética?
Debe usar la Línea Ética cuando tenga un problema ético que prefiera que gestione un tercero independiente en lugar de tratarlo directamente con su superior o con otra persona del trabajo como un Local Ethics Advisor o un especialista en la materia. La decisión de usar la Línea Ética es totalmente voluntaria.
Si presencio algo que me inquiete, ¿no debería simplemente denunciarlo a mi superior, al personal de seguridad o al equipo de RR. HH. y dejar que sean ellos los que se ocupen?
Si observa alguna conducta que considere que infringe nuestro Código de conducta, esperamos que la denuncie. Lo ideal sería que, en efecto, denunciara cualquier preocupación a su superior directo o a otro miembro de la dirección, a los Local Ethics Advisors, a los especialistas en la materia o a cualquier miembro del equipo de Ética y Cumplimiento. Sin embargo, sabemos que pueden darse circunstancias en las que no se encuentre cómodo denunciando el problema de esta forma. Es por este tipo de circunstancias por las que hemos decidido asociarnos con EthicsPoint para ofrecer la Línea Ética.
¿La Alta Dirección quiere que comparta mis inquietudes?
Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, lo bueno y lo malo. Es posible que se entere de una actividad que pueda llegar a ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo sobre la empresa y sus trabajadores. Asimismo, ofrecer información positiva puede contribuir a identificar problemas con el objetivo de mejorar el rendimiento de la empresa y convertirla en un lugar aún mejor para trabajar.
¿Cómo uso la Línea Ética?
La Línea Ética dispone de dos formas de comunicar la información. La primera es a través de una línea telefónica gratuita, atendida las 24 horas del día, durante los siete días de la semana (24/7), todos los días del año. Cuando llame, un especialista de EthicsPoint con la formación profesional adecuada le guiará a través de una serie de preguntas para identificar los detalles relevantes de su pregunta o inquietud.
Le invitamos a indicar su nombre e información de contacto; el especialista anotará también esos datos. Si decide permanecer en el anonimato, EthicsPoint no realizará ningún esfuerzo por hacer un seguimiento de la llamada ni adoptará medidas para conocer su identidad. Si decide identificarse cuando se ponga en contacto con la Línea Ética, ITP Aero intentará, dentro de lo posible, mantener su nombre confidencial durante la investigación o el seguimiento del caso.
Al final de la llamada, el especialista le hará un resumen de la información facilitada y efectuará los cambios necesarios para asegurarse de que está satisfecho con la precisión de su pregunta o inquietud.
ITP Aero ha establecido números gratuitos en los países en los que la empresa lleva a cabo su actividad. Hay disponibles operadores que hablan varios idiomas para que las personas que llamen puedan plantear las preguntas o inquietudes en su idioma nativo.
La segunda opción consiste en usar el sistema del portal de comunicación web. Este portal de comunicación está disponible desde cualquier sitio desde el que se tenga acceso a Internet. En el portal de comunicación se le solicitan los mismos tipos de detalles sobre su pregunta o problema que en el sistema telefónico. También en este caso puede elegir mantenerse en el anonimato, y EthicsPoint no intentará hacer un seguimiento de su dirección web o de identificarle de otro modo.
Al igual que el sistema telefónico, el sistema del portal de comunicación web está disponible las 24 horas del día, durante los siete días de la semana, todos los días del año. Puede acceder al sistema desde cualquier ordenador con acceso a Internet.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
EthicsPoint está diseñado para que los empleados y partes interesadas puedan denunciar cualquier infracción del Código de conducta de ITP Aero o cualquier otra inquietud que puedan tener.
¿Qué ocurre si se trata de una emergencia?
No utilice el sistema de EthicsPoint para informar acerca de sucesos que supongan una amenaza inminente para la vida, la integridad física o la compañía. Si necesita ayuda urgente, póngase en contacto de inmediato con las autoridades locales.
¿Puedo tener problemas si uso la Línea Ética?
No. La Línea Ética está a su disposición para que la utilice sin perjuicio de su seguridad. Las represalias contra cualquier persona que plantee una inquietud sobre un tema ético de buena fe resultan inaceptables, por lo que se contemplarán como comportamientos graves que serán objeto de investigación. Cualquier persona que tome represalias afrontará medidas disciplinarias.
¿Qué ocurre cuando planteo una pregunta?
Cuando plantea una pregunta, esta se dirigirá al equipo de Ética y Cumplimiento de ITP Aero, que proporcionará una respuesta por medio de la Línea Ética.
¿Qué ocurre cuando planteo una inquietud?
Todas las denuncias, ya se presenten por teléfono o por Internet, son revisadas de forma oportuna por especialistas de EthicsPoint con la formación profesional adecuada. A continuación, se envía un informe al equipo de Ética y Cumplimiento de ITP Aero correspondiente a la región con la que se relación la inquietud.
El equipo de Ética y Cumplimiento de ITP Aero es notificado de modo que pueda iniciar su investigación y abordar su inquietud. Se realizará una investigación inmediata y exhaustiva. Se tomarán las medidas correctivas que procedan para abordar las infracciones del Código de conducta o de nuestras políticas. Los responsables de hacer un seguimiento de su denuncia son profesionales debidamente formados para tratar el problema con la máxima discreción posible.
Todas las denuncias se registran en una base de datos con fines de conservación y gestión de los casos. Si tiene documentos, registros, fotografías o vídeos, también puede enviárselos a EthicsPoint de modo que se incluyan en el archivo del informe de denuncia.
¿Puedo completar el formulario de forma parcial y terminarlo más adelante?
No; si permanece inactivo durante unos minutos, expirará la sesión iniciada en el portal de comunicación web de EthicsPoint, de modo que deberá elegir un momento y un lugar en el que pueda utilizar el sistema para cumplimentar el formulario de una vez.
¿Qué debo hacer si pierdo u olvido la contraseña de caso o la contraseña?
Dado el alto nivel de confidencialidad que se mantiene con respecto a las denuncias, si pierde la contraseña o la contraseña de caso, se le pedirá que presente una nueva denuncia. Puede mencionar en esta nueva denuncia que el problema está relacionado con otra que presentó anteriormente.
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
¿La Línea Ética es segura?
Sí. Su pregunta o inquietud se envían directamente el servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible violación de la seguridad. Solo un número muy reducido y selecto de personal de ITP Aero tiene acceso a esta información. El objetivo de la Línea Ética es facilitar el flujo libre de información y ofrecer una forma segura de compartir preguntas y motivos de inquietud.
¿Es seguro utilizar la Línea Ética desde un ordenador de la empresa sin comprometer mi identidad? ¿Podría ser rastreado por medio de registros digitales?
EthicsPoint no genera ni mantiene registros de las conexiones internas con las direcciones IP; por lo tanto, no habrá información que vincule su ordenador con EthicsPoint.
¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?
Las denuncias presentadas desde su casa, desde el ordenador de un vecino o desde cualquier portal de Internet se registrarán de forma segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene totalmente.
¿La línea telefónica gratuita también es anónima y confidencial?
Sí. Se le pedirá que facilite la misma información que debe indicar para una denuncia por Internet, y su interlocutor registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante su presentación.
¿Qué pasa si quiero identificarme en mi denuncia?
Si se identifica al presentar una denuncia, la empresa hará todo lo posible por mantener su nombre confidencial durante la investigación. Muchas investigaciones se pueden completar más rápida y efectivamente cuando el denunciante se identifica, ya que esto le permite al investigador realizar el seguimiento directamente con el denunciante.
¿Puedo denunciar de forma anónima?
En todos los países excepto en aquellos donde está prohibido realizar denuncias anónimas puede elegir mantenerse en el anonimato. Aunque, en muchos casos, puede ser más sencillo para resolver el problema que se identifique, no está obligado a hacerlo. Si decide mantenerse en el anonimato, ni EthicsPoint ni ITP Aero realizarán ningún esfuerzo por identificarle.
Consejos y prácticas recomendadas
Tengo constancia de que hay algunas personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debería molestarme en denunciarlo?
Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta poco ética, sea del nivel que sea, en última instancia acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados, y eso le incluye a usted. Solo tiene que recordar lo que sucedió en recientes escándalos corporativos para darse cuenta de los desastrosos efectos que un error de ética puede tener en una empresa con buena gestión hasta entonces. Si tiene conocimiento de alguna conducta inadecuada o poco ética, es su deber denunciarlo, por usted mismo y también por sus compañeros.
¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?
Solo un número muy reducido y selecto de personal de ITP Aero tiene acceso a estas denuncias. El sistema de EthicsPoint y sus protocolos de distribución están diseñados para que las personas a las que se nombra en la denuncia no reciban notificación alguna ni tengan acceso a ella.
¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? O, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre la denuncia?
Cuando informa de un problema a través del sitio web o el centro de llamadas de EthicsPoint, recibe un contraseña de caso exclusiva, asignada de forma aleatoria, llamada “contraseña de caso” y se le pide que elija una contraseña. Puede volver al sistema de EthicsPoint a través de Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más información o responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio en el plazo especificado para contestar a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa habrán iniciado un “diálogo anónimo” en el que no solo se identifican situaciones, sino que también se pueden resolver, con independencia del grado de complejidad que entrañen.
¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?
Toda la correspondencia mantenida a través de EthicsPoint se mantiene bajo el mismo nivel estricto de confidencialidad que la primera denuncia, preservando el anonimato de los denunciantes en todo momento.
¿Puedo comunicar una inquietud si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar una denuncia de EthicsPoint desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Puede hacerlo desde su casa. Muchos lugares públicos, incluidas las bibliotecas públicas, disponen de ordenadores con acceso a Internet. Si no tiene acceso o no se siente cómodo usando un ordenador, puede llamar sin coste alguno a la Línea de asistencia directa gratuita de EthicsPoint, disponible las 24 horas al día, los 365 días del año.