Presentación de denuncias: aspectos generales
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Consejos y prácticas recomendadas
Acerca de EthicsPoint
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de denuncia confidencial creada por NAVEX.
Es responsable de lo siguiente:
- Recibir denuncias confidenciales online sobre cualquier posible infracción de leyes, reglamentos, principios contenidos en el Código de Conducta Global de Menarini y/o políticas y/o procedimientos internos.
- Proteger la identidad de los denunciantes que deseen permanecer en el anonimato, cuando lo permita la legislación local, y;
- Transmitir información a Menarini para su investigación.
¿Por qué es necesario un sistema como EthicsPoint?
Creemos que nuestros empleados son el elemento más poderoso para el desarrollo de nuestra Empresa.
Al crear canales abiertos de comunicación, podemos fomentar un entorno de trabajo positivo.
Un sistema eficaz para presentar denuncias aumenta la eficacia de nuestros demás esfuerzos para impulsar una cultura de integridad y de toma de decisiones éticas.
Presentación de denuncias: aspectos generales
¿Cómo utilizo EthicsPoint para denunciar mis inquietudes?
Con EthicsPoint, podrá completar su denuncia a traves de una sitio web.
Podrá denunciar de forma anónima, cuando así lo permita la legislación local.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
El sistema de EthicsPoint permite denunciar cualquier infracción, incluso potencial, de leyes, reglamentos, principios contenidos en el Código de Conducta Global de Menarini y/o políticas internas. No dude en informar de cualquier inquietud que tenga, pues el grupo Menarini está dispuesto a analizar todas las situaciones que impiden a nuestros empleados trabajar de forma eficiente de acuerdo con nuestros estándares éticos.
Si presencio una infracción, ¿no debería simplemente informar de ello a mi superior o a los departamentos de Cumplimiento o Recursos Humanos?
Al igual que ocurre con las cuestiones delicadas, su primera opción será siempre plantear sus inquietudes a su superior, a las funciones de Cumplimiento y/o al departamento de Recursos Humanos. Si se siente incómodo tratando el tema de forma directa de la forma descrita, si tiene la impresión de que su problema no se ha resuelto o si prefiere el anonimato (cuando así lo permita la legislación local), deberá utilizar EthicsPoint
¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con esto?
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si todos colaboramos, podremos mantener un entorno laboral saludable. Además, las malas conductas corporativas pueden tener consecuencias para toda una empresa, así como para cada uno de sus empleados.
¿La dirección de la empresa desea realmente que yo denuncie?
Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Es posible que se entere de una actividad que pueda llegar a ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo sobre la empresa y sus trabajadores. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el rendimiento corporativos.
¿Dónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX pone estas denuncias solo a disposición de las personas específicas de la empresa que se encargan de evaluarlas, según el tipo de infracción. Cada una de estas personas ha recibido la formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad y tiene la obligación de hacerlo así.
¿No es este un sistema de vigilancia?
No. EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía general que nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le recomendamos solicitar asesoramiento sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar sus inquietudes. La comunicación eficaz es fundamental en el entorno laboral de hoy en día, y este sistema es una herramienta excelente para mejorar dicha comunicación.
Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y mantener al mismo tiempo un entorno positivo para la presentación de denuncias.
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
¿Puedo denunciar un asunto de forma anónima?
Entendemos que en algunas situaciones es posible que desee denunciar de forma anónima. Si desea hacerlo, y la legislación local lo permite, EthicsPoint está diseñado para preservar su anonimato. No se intentará descubrir su identidad por medios digitales u otros.
Al finalizar su denuncia a través de Internet, recibirá una clave del informe de denuncia y se le solicitará que cree una ID del registro.
Conserve la clave del informe de denuncia y la ID del registro para conocer el progreso de su denuncia o proporcionar información adicional si fuera necesario. Este proceso también permite a los investigadores realizar preguntas de seguimiento a los denunciantes anónimos.
¿Qué pasa si quiero identificarme en mi denuncia?
Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.
Revelar su identidad y/o proporcionar información de contacto puede ayudar a agilizar una investigación. Si revela su identidad, Menarini se esforzará por preservar la confidencialidad de su identidad en la medida de lo posible, de conformidad con los requisitos previstos por la ley.
¿Qué sucede si me enfrento a represalias?
No se tolerarán las amenazas o actos de represalia contra aquellos que denuncien de buena fe.
Todo aquel que adopte represalias o intente hacerlo será sancionado.
Consejos y prácticas recomendadas
Tengo constancia de que hay algunas personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?
Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta poco ética, sea del nivel que sea, en última instancia acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados, y eso le incluye a usted. Solo tiene que recordar lo que sucedió en recientes escándalos corporativos a nivel internacional para darse cuenta de los desastrosos efectos que un error de ética puede tener en una empresa con buena gestión hasta entonces. Por ello, si tiene conocimiento de alguna conducta inapropiada o infracción del código ético, es su deber denunciarlo.
No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una infracción de las normas de la empresa o de si se puede considerar una conducta no ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?
Presentar una denuncia. NAVEX puede ayudarle a preparar y presentar la denuncia de forma que comunique exactamente lo que desea. Preferimos que denuncie una situación que finalmente resulte inofensiva que dejar que un comportamiento potencialmente no ético no sea investigado por razones de no estar seguro.
¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?
El sistema EthicsPoint y su distribución de denuncias garantizan que las partes implicadas no reciban notificación alguna ni puedan acceder a las denuncias en las que puedan haber sido nombradas.
¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? ¿O qué pasa si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre la denuncia?
Cuando presente una denuncia a través del sitio web de EthicsPoint, recibirá un número único aleatorio llamado «clave de denuncia» y se le pedirá que escoja una contraseña. Puede volver al sistema de EthicsPoint a través de Internet y acceder a la denuncia original para aportar más información o responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio en el plazo especificado para contestar a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa habrán iniciado un «diálogo anónimo» en el que no solo se identifican situaciones, sino que también se pueden resolver, con independencia del grado de complejidad que entrañen.
¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como la denuncia inicial?
Toda la correspondencia mantenida a través de EthicsPoint se mantiene bajo el mismo nivel estricto de confidencialidad que la primera denuncia, preservando el anonimato de los denunciantes en todo momento.
¿Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia o me olvido de la contraseña generada?
Para asegurar que se mantengan la seguridad y la confidencialidad, si pierde la contraseña o la clave de denuncia, se le pedirá que presente una nueva denuncia. Deberá mencionar en su nueva denuncia que el problema está relacionado con otra denuncia o pregunta ya presentada.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar una denuncia de EthicsPoint solo desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Muchos lugares públicos, incluidas las bibliotecas públicas, disponen de ordenadores con acceso a Internet. Si no se siente cómodo con las herramientas de denuncia en línea, utilice cualquier medio conveniente de su elección, como correo postal ordinario, llamada, etc. Encontrará la información de contacto de todas las empresas Menarini de todos los países en los que operamos en el sitio web de Menarini.