Preguntas frecuentes

El programa Speak Up de Philips consiste en un sitio web y una línea telefónica gratuita a través de la cual, si lo desea y lo permite la legislación local, puede denunciar de forma anónima un incidente relacionado con la infracción de nuestros Principios comerciales generales y políticas relacionadas. La línea directa gratuita está disponible las 24 horas al día, los siete días de la semana, los 365 días del año. También puede denunciar un incidente completando el formulario que se proporciona en el sitio web. Siempre que denuncie un incidente de buena fe, puede usar SpeakUp de Phillips sin miedo a represalias o medidas disciplinarias.

En Philips nos esforzamos por hacer negocios de manera responsable y en línea con las leyes y regulaciones locales. Contamos con un sólido conjunto de principios empresariales y políticas de apoyo que guían nuestra toma de decisiones en todo momento. Sin embargo, esto no siempre evita que ocurran situaciones que no cumplan con las políticas y procedimientos de nuestra organización, o con la ley. Por lo tanto, Philips mantiene el programa Speak Up para denunciar posibles conductas indebidas. El programa Speak Up de Phillips ofrece a nuestros empleados, clientes, proveedores y otras partes interesadas un punto de contacto para denunciar sus inquietudes. El programa Speak Up ayudará a Phillips a estar a la altura de su aspiración de ser un empleador y socio comercial responsable. Ayudará a Philips a identificar y resolver cualquier problema potencial, idealmente evitando que los incidentes se conviertan en un riesgo para la salud, la seguridad o la protección de las personas.

El programa Speak Up de Phillips está dirigido por NAVEX, un proveedor externo que se especializa en programas de ética y cumplimiento. Esta configuración garantiza la máxima confidencialidad, ya que los informes se almacenan en una base de datos fuera del entorno de Philips. Además, con el fin de garantizar el anonimato y la confidencialidad, el centro de llamadas no utiliza ningún dispositivo de grabación ni saludos de voz electrónicos simulados. Las llamadas entrantes no están sujetas a la revisión del identificador de llamadas.

Las principales responsabilidades de NAVEX son las siguientes:

• Proporcionar opciones telefónicas y basadas en la web a través de las cuales las personas pueden plantear inquietudes sobre la conducta comercial de un empleado, cliente, proveedor u otra parte interesada de Philips.
• Proteger la identidad de los denunciantes que desean permanecer en el anonimato.
• Proporcionar soporte lingüístico a las personas que deseen denunciar un incidente por teléfono en su idioma local.
• Enviar información sobre el problema a Philips para que se pueda realizar un seguimiento eficaz.
• Permitir a Philips comunicarse con un denunciante anónimo actuando como intermediario para transmitir preguntas y respuestas de seguimiento, así como información sobre la resolución del caso.

En concreto, no es función de NAVEX abordar el problema en sí.

Puede ponerse en contacto con el programa Speak Up de Philips, ya sea a través de la línea telefónica gratuita o a través del sitio web o, si es un empleado de Philips, puede ponerse en contacto con el funcionario de cumplimiento de GBP local. Independientemente de la opción que elija, su queja se registrará formalmente en la base de datos de quejas de GBP de Phillips y esto siempre desencadenará un procedimiento de seguimiento exhaustivo. Por supuesto, usted es libre de elegir cualquiera de estas opciones.

Puede presentar una denuncia sobre cualquier inquietud que tenga con respecto al cumplimiento de los Principios comerciales generales de Philips. Eso incluye, entre otros aspectos, lo siguiente:

• Medio Ambiente, Salud & Seguridad (por ejemplo, abuso de sustancias, entorno de trabajo inseguro o eliminación de materiales peligrosos)
• Posibles comportamientos fraudulentos (por ejemplo, corrupción, conflicto de intereses, informes falsos o apropiación indebida de activos)
• Recursos humanos (por ejemplo, trabajo forzado, discriminación, acoso o desarrollo de empleados)
• TI (por ejemplo, protección de la información y uso de activos de información y comunicación, infracción del código de conducta del correo electrónico o abuso de los activos de TI)
• Legal (por ejemplo, control y sanciones a las exportaciones, antimonopolio, cumplimiento de la atención médica.
• Adquisiciones (por ejemplo, infracción del código ético de gestión de suministros, comportamiento inadecuado de los proveedores).

En algunos países, las normativas locales rigen quién puede denunciar un incidente o la naturaleza del incidente que se puede denunciar. Si este es el caso en su país, se le informará de ello cuando utilice el programa Speak Up de Phillips. Para una forma alternativa de plantear sus inquietudes, se le proporcionará una dirección postal donde puede enviar un mensaje al Secretario de los Principios Comerciales Generales del Comité de Revisión, como se describe en el Política de presentación de denuncias de GBP . Si usted es un empleado de Philips, también tiene la opción de ponerse en contacto con el funcionario de cumplimiento de GBP local.

No. Las quejas ante el programa Speak Up de Philips se pueden presentar de forma anónima, siempre que la legislación local lo permita, aunque esto puede dificultar la realización de una evaluación exhaustiva de la queja.

Si denuncia un incidente, registramos los siguientes datos personales e información sobre usted:

• Su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, el mejor momento para ponernos en contacto con usted y su relación con Philips (empleado, exempleado, proveedor, cliente u otro), si decide proporcionar esta información.
• El nombre y otros datos personales de las personas que mencione en su denuncia, si está dispuesto y puede facilitar esta información.
• Detalles sobre el incidente que está denunciando (hora, lugar, lugar, circunstancias, una descripción de lo que ha sucedido, los posibles efectos en la entidad de Philips y si la dirección está al tanto de este problema).

Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro de la base de datos de quejas de GBP de Philips para evitar cualquier posible infracción de la seguridad. NAVEX aloja y opera la base de datos de Phillips. El servidor se encuentra en Alemania, lo que garantiza la aplicación de todas las leyes de la UE aplicables en materia de protección de datos y privacidad.

Con el fin de procesar su denuncia, llevar a cabo investigaciones y, cuando sea necesario, iniciar sanciones, los datos personales y la información se transferirán a la base de datos de quejas de GBP, desde donde se enviarán, en función de la necesidad estricta, a las personas adecuadas dentro de Philips. La información relacionada con la presunta infracción, incluida su identidad o la identidad de otras personas involucradas en una indagación o investigación, solo se divulgará a aquellas funciones dentro del Grupo Philips (es decir, los investigadores, los funcionarios de cumplimiento de GBP relevantes y los miembros de Auditoría Interna Corporativa, así como el Departamento Legal Corporativo) o fuera de Philips (por ejemplo, auditores forenses y asesores legales) que requieran esta información para garantizar el cumplimiento de esta Política de presentación de denuncias de GBP y las obligaciones legales o reglamentarias, o como insumo para procedimientos judiciales posteriores.

NAVEX no genera ni mantiene registros internos de conexión con direcciones de IP. Por lo tanto, no hay información disponible para vincular su PC con el uso de la línea ética de Philips. De hecho, NAVEX está obligada contractualmente a no intentar identificar a un denunciante.

Si no se siente cómodo para denunciar un incidente desde su PC del trabajo, puede usar una PC externa al ambiente de trabajo (p. ej., en un café de internet, en la casa de un amigo, etc.) para denunciar un incidente a través del sitio web del programa Speak Up de Phillips.

Toda denuncia que presenta permanecerá segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por su nombre de usuario, y el sistema NAVEX elimina las direcciones de Internet para garantizar siempre el anonimato. Además, NAVEX está obligada contractualmente a no intentar identificar a un denunciante.

Sí. Se le pedirá que facilite la misma información que proporcionaría en una denuncia por Internet y un entrevistador tecleará sus respuestas directamente en la base de datos de quejas de GBP de Phillips. Se aplicará el mismo nivel de seguridad y confidencialidad si decide denunciar un incidente de esta manera.

Todas las quejas que se presentan (en todo el mundo) a través del programa Speak Up de Philips o de un funcionario de cumplimiento de GBP se investigan con la debida atención para determinar si la queja tiene fundamento o no. Solo se tomarán medidas si se demuestra que una acusación está justificada; no tiene que preocuparse por estar personalmente en riesgo si las acusaciones son infundadas.

Consulte las directrices de investigación para obtener más información.

Consulte los números gratuitos locales publicados en este sitio web.

No. El programa Speak Up de Philips tendrá a su disposición una serie de especialistas en comunicación capacitados que llevarán a cabo todas las entrevistas y prepararán todas las denuncias. El centro de llamadas no utiliza ningún dispositivo de grabación ni saludos de voz electrónicos simulados. Las llamadas entrantes no están sujetas a la revisión del identificador de llamadas.

Las llamadas entrantes solo se identifican como originadas en un país específico. Esta función permite a los especialistas en comunicación del centro de llamadas en cuestión responder a la llamada con el saludo adecuado en su idioma local y acceder al formulario de admisión de denuncias electrónicas correspondiente. No hay sistemas de identificación de llamadas conectados a las líneas telefónicas del centro de llamadas y su llamada no se analizará.

Antes de finalizar una entrevista o cuando denuncie un incidente en línea, se le dará un número de código único para fines de identificación, devolución de llamada y comentarios. Se anima a todos los denunciantes a que vuelvan a llamar o presenten una denuncia de seguimiento si tienen información adicional sobre el incidente que han denunciado, si observan algún otro incidente o si desean comprobar el progreso o la resolución de su queja. Este sistema de números clave garantiza aún más el anonimato de las personas que llaman. Asegúrese de mantener este número seguro, ya que es la única forma en que puede verificar el progreso de la investigación relacionada con su queja. Si desea hacer un seguimiento de su queja, puede llamar a la línea telefónica y citar su número personal o ingresar el número en la página correspondiente de este sitio web.

Philips intentará completar todas las investigaciones relacionadas con su denuncia en un plazo de dos meses. Si no ha tenido noticias nuestras en ese plazo, le rogamos que haga un seguimiento de su queja utilizando el número de código personal que se le ha facilitado.

Si presenta una denuncia anónima a través del programa Speak Up de Philips, se le dará un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Puede volver de nuevo al sistema Speak Up de Philips a través de Internet o por teléfono para acceder a la denuncia original y añadir más detalles que le ayuden a resolver las cuestiones pendientes o para responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el tiempo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la empresa han entrado ahora en un "diálogo anónimo", que permitirá resolver el asunto, por complejo que sea.

Toda la correspondencia se mantiene en la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial, garantizando el anonimato total.

El programa Speak Up de Philips ofrece un servicio verdaderamente global. El inglés se utiliza como idioma principal y está disponible para todas las personas que llaman. Otros requisitos lingüísticos modernos se satisfacen con la ayuda de un servicio de traducción profesional, que se contratará poco después de su recepción. Tenemos soporte en el idioma local para los siguientes países: Arabia Saudita, Argentina, Australia, Austria, Bielorrusia, Bélgica, Brasil, Bulgaria, Canadá, Chile, China, Colombia, Dinamarca, Egipto, El Salvador, Eslovaquia, Federación de Rusia, Filipinas, Finlandia, Francia, Grecia, Hong Kong, Hungría, Indonesia, India, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Kazajstán, Letonia, Lituania, Malasia, Marruecos, México, Noruega, Nueva Zelandia, Países Bajos, Panamá, Pakistán, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, República Checa, República de Corea, Rumania, Singapur, Eslovenia, Sudáfrica, España, Suecia, Suiza, Taiwán, Tailandia, Túnez, Turquía, Turkmenistán, Ucrania, Emiratos Árabes Unidos, Reino Unido, Uruguay, Venezuela, Vietnam.

El portal basado en la web solo estará disponible en inglés. Siempre puede optar por utilizar la línea telefónica o ponerse en contacto con el funcionario de cumplimiento de GBP local para presentar una queja en su idioma local.