Ihren Werten und ihrem Verhaltenskodex entsprechend legt die Pernod Ricard Group höchsten Wert auf Integrität und verpflichtet sich, ihre Geschäftstätigkeit in strikter Übereinstimmung mit dem geltenden Recht und hohen ethischen Standards auszuüben. Das nachfolgend dargestellte Verfahren zur Meldung von Missständen steht allen Mitarbeitern und Zeitarbeitskräften von Pernod Ricard zur Verfügung.
Pernod Ricard möchte Sie ermutigen, Vorfälle und Situationen anzuzeigen, die nach Ihrer Ansicht nicht mit unserem Verhaltenskodex, unseren Richtlinien und Standards oder dem geltenden Recht vereinbar sind. Hierbei sollten Sie denjenigen Kommunikationsweg wählen, der Ihnen am ehesten zusagt.
Als Ansprechpartner kommen in erster Linie die Rechts- und die Personalabteilung in Betracht, insbesondere wenn allgemeine Arbeitsbedingungen betroffen sind und Sie beispielsweise Konflikte mit Kollegen und Führungskräften oder Disziplinarmaßnahmen melden möchten.
Als Alternative zu diesem internen Prozess hat die Pernod Ricard Group eine Ethics Alert Line eingeführt, die von dem unabhängigen Unternehmen NAVEX verwaltet wird und die Bezeichnung Speak Up trägt. Speak Up ist rund um die Uhr und in einer Vielzahl von Sprachen verfügbar. Mitarbeitern und Zeitarbeitskräften von Pernod Ricard wird hierdurch die Möglichkeit gegeben, schwerwiegende oder sensible Vorfälle und Situationen zu melden, wobei sichergestellt ist, dass die Anliegen angemessen und vertraulich behandelt werden.
Über Speak Up können alle Vorfälle und Situationen im Zusammenhang mit unserer Geschäftstätigkeit, Compliance- und Ethikangelegenheiten sowie Verstöße oder vermeintliche Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, rechtliche, buchhalterische oder regulatorische Bestimmungen sowie Richtlinien und Standards gemeldet werden.
Eine ausführliche Liste von Themen, die Angelegenheiten im Zusammenhang mit Geschäftsintegrität, Personen und Sicherheit sowie dem Unternehmensvermögen betreffen, ist als Anlage 1 beigefügt.
Alle Meldungen müssen im guten Glauben erfolgen und nicht in der Absicht, sich selbst einen Vorteil zu verschaffen.
“Gutgläubigkeit" bedeutet, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgehen, dass die von Ihnen übermittelten Informationen vollständig und zutreffend sind. Unter diesen Voraussetzungen ist eine Meldung auch dann gutgläubig, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass die Informationen unzutreffend sind. Sollten Sie nach Übermittlung der Informationen feststellen, dass Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, sollten Sie dies unverzüglich über den selben Kommunikationsweg anzeigen.
"Keine Eigennützigkeit" bedeutet, dass Sie die Anzeige nicht in der Absicht tätigen, einen Vorteil hierdurch zu erlangen.
Pernod Ricard wird ungeachtet des verwendeten Kommunikationsweges die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit Ihrer Identität, der Identität der von der Meldung betroffenen Personen sowie der übermittelten Informationen zu wahren. Lediglich Personen, die für die Erfassung, Verarbeitung und Prüfung des Vorgangs verantwortlich sind, haben Zugriff auf diese Informationen. Diese Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Speak Up wird auf sicheren Servern von NAVEX verwaltet und ist nicht mit der Website oder dem Intranet von Pernod Ricard verbunden. NAVEX verfolgt keine Telefonanrufe zurück und speichert weder Ihre Anrufer-ID noch Ihre IP-Adresse.
Ihre Identität wird nicht ohne Ihre vorherige Zustimmung preisgegeben. Wenn eine Bearbeitung Ihrer Meldung aufgrund des Umstandes, dass Sie anonym bleiben möchten, nicht möglich sein sollte, werden Sie hierüber informiert.
Angaben, die geeignet sind die Identität einer von der Meldung betroffenen Person preiszugeben, dürfen nur offengelegt werden, wenn die Meldung zutreffend und begründet ist.
Diese Vertraulichkeitsgarantie gilt nicht gegenüber Justizbehörden.
Wir empfehlen Ihnen, bei der Meldung eines Vorfalls Ihre Identität offenzulegen. Ungeachtet dessen können Sie selbstverständlich anonym bleiben, wenn dies an Ihrem Aufenthaltsort rechtlich zulässig ist und gewährleistet ist, dass die Meldung nicht missbräuchlich erfolgt und die übermittelten Informationen ausreichend konkret sind. Anonymität erschwert die Prüfung und Lösung eines gemeldeten Problems. Die Angabe Ihrer Kontaktinformationen kann daher für die Untersuchung förderlich sein. Wenn eine Bearbeitung ihrer Meldung aufgrund des Umstandes, dass Sie anonym bleiben möchten, nicht möglich sein sollte oder an Ihrem Aufenthaltsort in Bezug auf anonyme Meldungen rechtliche Beschränkungen existieren, werden Sie über diesen Umstand informieren.
Verleumderische oder bösgläubige Anschuldigungen können Sanktionen zur Folge habe. Pernod Ricard duldet jedoch keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die im guten Glauben einen Vorfall gemeldet oder die Prüfung eines solchen unterstützt haben.
Vergeltung kann auf verschiedenste Weise erfolgen. Direkte Vergeltungsmaßnahmen sind etwa unfaire Disziplinarmaßnahmen (einschließlich Verwarnungen, Degradierungen oder Kündigungen), direkte Bedrohung, Belästigung, ungerechte Behandlung, Diskriminierung, ungerechtfertigte negative Leistungsbeurteilung, Wechsel zu einem unerwünschten Arbeitsplatz, Kürzung von Leistungen oder Wegfall von Fortbildungsmaßnahmen. Indirekte Vergeltungsmaßnahmen zeigen sich durch Isolierung, den Ausschluss von Meetings und Diskussionen, die für den beruflichen Werdegang oder die Vergütung relevant sind, ein feindseliges Arbeitsumfeld oder das Absehen von einer Beförderung oder anderen Vorteilen.
Jede Form von Vergeltung wird sehr ernst genommen und kann zu Disziplinarmaßnahmen führen. Wenn Sie Zeuge oder Opfer einer Vergeltungsmaßnahme sind, sollten Sie dies der Rechts- oder Personalabteilung, der Geschäftsführung oder Speak Up melden und so viele Informationen wie möglich bereitstellen.
Über Speak Up bietet Pernod Ricard die Möglichkeit, Vorfälle telefonisch über eine länderspezifische Rufnummer zu melden oder diese online anzuzeigen. Beide Kommunikationswege sind über www.pernodricardspeakup.ethicspoint.com erreichbar. Sprechen Sie bitte Ihren Vorgesetzten oder ein Mitglied der Rechtsabteilung an, falls Sie Hilfe benötigen.
Unabhängig vom gewählten Kommunikationsweg müssen alle vorhandenen Informationen und Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Sie sollten zudem Ihre Kontaktdaten angeben.
Wenn Sie die Speak Up-Hotline anrufen, werden Sie zunächst eine Aufzeichnung auf Englisch oder in Ihrer Landessprache (falls verfügbar) hören. Das nachfolgende Gespräch erfolgt dann in der von Ihnen gewählten Sprache. Falls erforderlich kann auch ein Dolmetscher hinzugezogen werden, was bei weniger verbreiteten Sprachen zu Verzögerungen führen kann.
Sie müssen sodann angeben, zu welchem Unternehmen Sie eine Meldung machen möchten. Ihnen wird eine kurze Datenschutzerklärung vorgelesen, der Sie entnehmen können, wie die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen verwendet werden. Sie müssen der Datenschutzerklärung mündlich zustimmen, um fortfahren zu können.
Sie müssen dann einige Standardfragen beantworten, die uns helfen, Ihr Anliegen zu erfassen. Je mehr Informationen Sie zur Verfügung stellen, desto einfacher und zügiger kann Ihr Anliegen bearbeitet werden.
Das Online-Meldetool ist in vielen Sprachen verfügbar. Sie werden zu einem Online-Formular weitergeleitet, um Angaben zu Ihren Anliegen zu machen. Die in dem Online-Formular enthaltenen Fragen entsprechen den Standardfragen, die bei der telefonischen Übermittlung gestellt werden.
Sobald Sie Ihr Anliegen telefonisch oder online übermittelt haben, erhalten Sie einen Berichtsschlüssel und ein Passwort, mit denen Sie den weiteren Verlauf Ihrer Mitteilung verfolgen können. Mit diesen Zugangsdaten können Sie weitere Informationen hinzufügen und Fragen, die im Laufe der Bearbeitung auftreten, beantworten. Sie erhalten eine Benachrichtigung über den Eingang Ihrer Mitteilung und werden darüber informiert, wann Sie in etwa mit einer ersten Rückmeldung zur grundsätzlichen Zulässigkeit Ihrer Mitteilung rechnen können. Sie werden regelmäßig von Speak Up über den aktuellen Bearbeitungsstand Ihres Anliegens auf dem Laufenden gehalten.
Ihre Meldung geht einem Ausschuss zu, der sich aus Vertretern der Pernod Ricard SA aus den Bereichen Recht, interne Prüfstelle und Personalmanagement zusammensetzt (das "Integrity Committee"). Dieser Ausschuss prüft Ihre Meldung, bewertet die Ernsthaftigkeit und Glaubwürdigkeit Ihrer Angaben und bestimmt, welche Maßnahmen zur Klärung Ihres Anliegens erforderlich sind. Die Angelegenheit kann Personen, die zur Prüfung und Klärung des Sachverhalts geeignet sind, übertragen werden. Zudem können externe Ermittler, Wirtschaftsprüfer und/oder Rechtsberater hinzugezogen werden, um die Bearbeitung Ihrer Meldung zu unterstützen. Die Ergebnisse der Untersuchung werden an den Ausschuss weitergeleitet, der die von den externen Prüfern getroffenen Feststellungen bestätigen muss.
Jede Meldung wird angemessen und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen bearbeitet. Betroffene können in den Grenzen der vorstehend beschriebenen Vertraulichkeitsverpflichtung Informationen über die Anschuldigungen, die Ihnen zur Last gelegt werden, anfordern. Diese Informationen können zurückgehalten werden, falls dies erforderlich sein sollte, etwa um den Sachverhalt zu überprüfen, Beweise zu sichern oder die zuständigen Behörden zu informieren.
Im Rahmen der Prüfung der Angelegenheit sollten alle Beteiligten kooperativ zusammenarbeiten und unverzüglich alle Informationen und Dokumente bereitstellen.
Personen, die einen Vorfall gemeldet haben oder von einer Meldung betroffen sind, werden über das Ergebnis der Untersuchung informiert, soweit dies angezeigt ist und durch die Übermittlung der Informationen nicht gegen geltendes Recht oder eine Vertraulichkeitsverpflichtung verstoßen wird.
Sind nach eingehender Prüfung der Meldung keine Maßnahmen erforderlich, wird der Vorgang geschlossen und die übermittelten Informationen werden von Pernod Ricard innerhalb von zwei (2) Monaten vernichten. Personen, die die Meldung bearbeitet haben oder von dieser betroffen sind, sind über die Schließung des Vorgangs und die Löschung der Informationen zu informieren.
Werden hingegen Maßnahmen ergriffen, etwa disziplinarischer Art oder die Einleitung rechtlicher Schritte, einschließlich Maßnahmen gegen Personen, die falsche Anschuldigungen erhoben haben, können Informationen für die Zwecke dieser Maßnahmen aufbewahrt werden.
Betrifft die Mitteilung ein Anliegen, das nicht dem Anwendungsbereich von Speak Up unterfällt, wird Pernod Ricard die übermittelten Informationen löschen oder archivieren.
Die archivierten Informationen werden auf sicheren Servern von NAVEX, die sich in der Europäischen Union befinden, für einen Zeitraum gespeichert, der die anwendbaren datenschutzrechtlichen Fristen zur Speicherung von Daten nicht überschreitet.
Über Speak Up übermittelte personenbezogene Daten werden in Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutzrecht sowie der die Datenschutzerklärung erhoben, verarbeitet und gespeichert.
Fragen zum Thema Datenschutz und Privatsphäre können per E-Mail an den Datenschutzbeauftragten (groupdpo@pernod-ricard.com) gerichtet werden.